디스커버리 입문(7/7): 벤더의 디스커버리 대응력을 파악하기 위해 반드시 질문하고 싶은 것

디스커버리를 진행해 나가는 데 있어서 기업이 주도권을 잡지 못하면 비용 제어도 할 수 없습니다.지금까지 언급했듯이 일본 기업에게 바람직한 것은 디스커버리 벤더와 직접 계약하는 것입니다.

그래서 벤더 선정 및 협상의 장면에서 반드시 듣는 것이 좋다는 것, 그에 대한 이상적인 답변, 주의해야 할 답변 예, 그 이유를 간결하게 정리해 보았습니다.

e디스커버리의 흐름은 EDRM 모델에 규정된 대로 정보 거버넌스, 특정, 보전/수집, 처리/열람/분석, 작성, 제출의 공정으로 나뉘어져 있습니다.벤더를 선정할 때는 벤더가 이러한 공정의 어디에서 어디까지 할 수 있는지를 확인할 필요가 있습니다.

대형 벤더의 경우는 대부분 「모든 공정을 다루고 있다」라고 대답할 것입니다.하지만 이것을 섬광으로 해서는 안 됩니다.하도급 업체에 재위탁할 가능성도 확인해야 합니다. 「디스커버리의 커버 범위」를 확인할 때는, 하청 벤더에의 재위탁, 아웃소싱을 하고 있지 않은지에 대해서도 확인하면 좋을 것입니다.또한 계약서 중에는 「외부에 재위탁을 할 때에는 반드시 발주원의 서면에 의한 동의를 얻는다」라고 한 문장을 넣어 두는 것을 추천합니다.

주의해야 할 대답 예의 「2.일부 밖에 다루고 있지 않다」라고 대답한 벤더는, 그 「일부의 작업」조차도 범용의 툴을 사용하는 것만이거나, 타사에 둥근 던지기도 합니다.공정에 따라 벤더를 바꾸는 것은 실수가 일어나기 쉽고, 정보 누설의 리스크도 있기 때문에, 일관되게 모든 작업을 다룰 수 있는 「디스커버리 종합 지원 벤더」를 선택해야 할 것입니다.

미국 벤더에게 위탁하는 경우, 프로세스나 리뷰 작업을 어디에서 실시하는가가 문제가 됩니다.대부분의 경우 미국에서 할 수 있지만, 그렇게 하면 필요 이상의 번역 비용과 그에 대한 시간이 필요합니다.일본에서 프로세스나 리뷰를 하면, 그러한 비용과 시간은 필요 없습니다.

또한 데이터 관리의 관점에 주의해야 합니다.해외로 가져온 시점에서 데이터 관리를 포기한 것과 같습니다.아무리 계약 벤더와 NDA를 맺고 있어도, 재위탁되면 어디에서 누가 데이터를 열람하고 있는지 모르고, 기업에 있어서 리스크가 됩니다.

이것도검색 시작(6/7): 비용을 제어하는 ​​키는 견적 점검에 있습니다(Part 2).에서 자세하게 말했듯이 일본어를 지원하지 않으면 데이터의 깨짐이 발생하거나 프로세스의 정밀도가 떨어지거나 쓸데없는 번역 비용이나 시간이 발생하여 효율이 좋지 않습니다.

한층 더 주의해 주셨으면 하는 것은, 기업이 「일본어에 대응」하고 있어도, 디스커버리 작업이 대응하고 있지 않는 경우가 있는 것입니다.

예를 들면 일본에 오피스가 있거나 오피스는 미국에서도 일본어를 이해할 수 있는 스탭이 있으면 「대응할 수 있다」라고 회답됩니다.그러나 중요한 것은 일본어가 통하는지 아닌지, 일본 기업의 디스커버리에 있어서 높은 실적과 풍부한 경험을 가지고 있는지 여부입니다.

"디스커버리"="리뷰"라고 해도 과언이 아닐수록, 디스커버리 코스트 전체에 차지하는 리뷰 코스트의 비율은 크고, 코스트를 잘 컨트롤하기 위해서는, 이 공정을 가능한 한 효율화하는 것이 중요합니다.거기서 활약하는 것이 프레디쿠티브·코딩입니다.

프레 딕티브 코딩은 컴퓨터 처리를 통해 인간에 가까운 정밀도의 사전 검토를 수행하는 것입니다.이 기술을 도입하면 기존 전면적으로 사람의 눈에 의존하고 있던 리뷰 작업을 비용과 시간 모두 대폭 압축할 수 있습니다.

프레 딕티브 코딩은 그것을 사용하지 않는 이유가 없다고 할수록 리뷰의 효율성을 높이는 데 필수적이되고 있습니다.그럼에도 불구하고 사용하지 않는 공급업체는 기술을 갖고 있지 않거나 이익률을 높이기 위해 일부러 "사람의 눈에 의한 검토"를 실시해, 비용이 발생하기 쉬운 방법을 선택하고 있는 어느 쪽인가입니다.이러한 모르는 벤더는 선택에서 제외하는 것이 좋습니다.

프리딕티브 코딩의 정확성을 알기에 가장 효과적인 것은 데모입니다.

PC 1대분 정도의 샘플 데이터가 있으면, 하루에 데모와 작업의 정밀도 확인을 할 수 있습니다.또, 벤더의 「튜닝」력도 중요합니다.데모에서는 샘플 데이터를 수집하는 방법 등에 따라 결과에 차이가 발생할 수 있습니다.그런 상태에서 기업 측의 소송 담당자와 커뮤니케이션을 취하면서, 어떻게 고정밀 작업을 실시해 나가는지, 그 대응력에 대해서도, 파악해 두고 싶은 곳입니다.

또한 데모를 실시하기 전에 리콜 레이트나 프리시전 레이트 등을 즉시 제출할 수 있는지도 그 벤더의 대응력을 파악하는 포인트가 됩니다.이러한 수치적인 뒷받침 데이터를 지원 벤더 혹은 벤더 담당자가 파악·이해하지 않으면 정밀도가 높은 견적을 작성하는 것은 불가능하기 때문입니다.

증거가 되는 서류를 좁히지 않은 단계에서 번역을 하는 것은 비용적으로도 시간적으로도 낭비일 뿐입니다.수집한 모든 자료를 프로세스 작업 전에 번역하고 싶은 벤더도 있습니다만, 가장 이상적인 것은 제출하는 증거만을 번역하는 것입니다.

그것이 불가능하더라도 어느 시점에서 번역 작업을 하는지를 확인해 두면 좋을 것입니다.리뷰 후에 번역한다고 하는 벤더라면 신용할 수 있습니다.

(※PDF당의 이미지 파일이나 종이의 자료 등은 OCR 대상이 될 가능성이 있다)

서류를 Tiff화해, OCR을 걸면 데이터의 문자화가 막기 위해, 이름만의 「일본어 대응 가능 벤더」가 취하고 싶은 수단입니다.그러나, OCR은 정밀도에 한계가 있기 때문에, 신뢰에 부족한 증거를 추출한다는 점에서는 불안이 벗어나지 않고, 고정밀도의 일본어 해석 기술을 가지고 있는 벤더이면, OCR을 이용하지 않아 심지어 올바르게 데이터를 분석할 수 있습니다.

리뷰의 속도를 묻는 경우에도 명확하게 대답할 수 없는 공급업체가 많을 수 있습니다.이유에 대해서도 「일본어는 복잡하기 때문에 얼마나 시간이 걸릴지 모른다」 「문서에 의존하기 때문에 모른다」라고 하는 모호한 대답을 해 오는 경우는 요주의입니다.

왜냐하면, 가능한 한 시간을 들여, 비용을 불필요하게 발생시키고 싶은 경우가 많기 때문입니다.그들에게 매출을 많이 차지하는 리뷰 비용에 직결하기 때문에, 명확한 숫자를 나타내면 필요한 비용을 알게 되고, 시간을 길게 걸어 많은 비용을 충전하는 것도 어렵게 되므로, 그 근처는 가능한 한 부담없이 하고 싶다는 것이 그들의 본심이겠지요.

깔끔한 숫자를 제시해 오는 벤더에서도, 시간당 처리 파일수에 대해서 확인합시다.효율적으로 리뷰를 실시하기 위한 노하우를 축적하고 있는 벤더라면, 복잡한 자료라도 시간당 60 파일은 리뷰할 수 있는 경우도 있습니다.많은 경우에는 120 파일까지 늘릴 수 있었던 사례도 있습니다.

미국 변호사와 법률 사무소는 자주 데이터를 원할 수 있습니다.공정의 여러 단계에서 「데이터를 미국에 보내 주었으면 한다」라고 하는 이야기가 나옵니다만, 이것에 따를 필요는 없습니다.일본의 데이터 센터에 보관할 수 있다면 거기서 작업을 진행해도 상관없는 것입니다. (데이터를 자사의 관리할 수 없는 곳에 보내는 것으로, 정보 유출의 리스크가 높아지는 것은 전술한 바와 같습니다.)

변호사에게 그 이유를 물으면, 데이터를 미국에 두는 것으로, 법원이나 사법성의 인상이 좋아지기 때문이라고 합니다.증거 서류(그 이외의 데이터도 있지만)를 내보내는 것에 의해 일본 기업은 관념한, 조사에 협력적이라고 ​​인상 붙이는 것이 목적입니다.

이것은 흔히 실수가 아닙니다.법원이나 사법성의 관할하에 데이터가 있다는 것으로 「언제라도 조사를 할 수 있다」라는 상황이 완성되기 때문입니다.

하지만 미국과 유럽의 기업이 소송에서 싸우게 된 경우는 어떨까요. EU에 적용되는 '데이터 보호 지침'이라는 규칙에서 충분한 데이터 보호 수준을 확보하지 않은 제XNUMX국으로의 데이터 이동은 NG로 되어 있다.미국에는 개인정보보호를 위한 포괄법이 없기 때문에 기본적으로 데이터의 이동은 금지되어 있습니다.미국 변호사가 그것을 요구하면 변호사 자신이 처벌받을 수 있습니다.이것은 잘 세미나 등에서 주의 환기되고 있기 때문에, 미국의 변호사라면 상식적으로 알고 있는 것입니다.

그럼에도 불구하고 "데이터를 미국으로 가져오면 소송에 유리하게 일한다"는 이유라면 유럽 기업은 항상 불리한 입장에 있다는 것입니다.이것은 어떻게 생각해도 꼬리가 맞지 않습니다.

또한 교차 경계 사건에서는 여러 소송 사건에 동일한 데이터가 증거로 사용될 수 있습니다.하나의 파일이 A라는 소송에도 B라는 소송에도 사용된다고 하면 이미지하기 쉽다고 생각합니다.

소송 범위의 크기에 관계없이 현재는 엄청난 양의 데이터가 발견 발생마다 수집됩니다.같은 서류를 안건마다 매번 디스커버리 작업해 가는 것은 비용적으로도 시간적으로도 낭비입니다.그렇기 때문에 데이터센터 등에서 매니지먼트하고, 안건별로 꺼낼 수 있도록 하는 「크로스 마터 매니지먼트」가 효율적입니다.

미국에 데이터를 보내거나 미국의 서버에 데이터를 호스팅하는 것은 "크로스 마터 매니지먼트"와는 전혀 반대의 행동이며, 시대의 흐름에 역행하고 있다고 말할 수밖에 없습니다.

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