만약… 문서 관리가 되어 있지 않은 상태로 미국 소송의 대상이 되면

일본 기업이 미국 소송에 휘말릴 가능성

일본의 모회사가 미국 소송에 휘말리기 위해서는 피고/제3자/원고의 XNUMX가지 패턴이 있습니다.

일본의 모회사가 휘말리는 전형적인 패턴은 피고로 되는 케이스이며, 구체적으로는 1) 일본 모회사의 임원·사원이 미국 자회사의 의사결정이나 사업에 깊이 관여하고 있는 경우 ) 일본 모회사의 사업이 미국 자회사의 사업과 밀접하게 관련되어 있는 경우 등과 분석도 가능합니다만, 실제로는 2) 우선 “포켓이 깊다”, 즉, 돈을 가지고 있을 것 같다, 그렇다고 하는 이유로, 억지로, 미국 자회사에 가세해 일본 모회사도 피고에 포함되는 경우가 적지 않습니다. 3), 1)는 어쨌든, 2)과 같이, 우선 돈을 가지고 있을 것 같은 모회사를 어쨌든 말려들어 피고로 해, 불편한 서류를 내고 화해에 반입하자, 라고 하는 것이 일본 기업의 자회사를 호소할 때의 전형적인 수법으로, 이것에 휘말려 고투하는 기업이 많은 것이 현실이 되고 있습니다.

FY2018의 숫자를 보면 연방지법의 민사소송의 실로 99.1%가 법정에서의 본심리를 기다리지 않고 종료하고 있습니다. %: 검색에서 사전 평가판을 시작하기 전에 종료, 18.5%: 사전 평가판에서 평가판을 시작하기 전에 종료.https://www.uscourts.gov/sites/default/files/data_tables/jff_4.10_0930.2018.pdf).그렇다고 하는 것도, 디스커버리로 나온 상대방, 그리고 스스로의 자료를 보면, 소송에서 이길 것인가 아닌가를 알기 위해, 그것을 근거로 상대방과 교섭해 빨리 결착시키는 것이 기본적인 전략 됩니다.평가판, 즉 배심원의 심리까지 진행하면 결론이 어느 쪽으로 넘어갈지 모르고 배심을 준비하는 것만으로 엄청난 금액의 비용이 들기 때문에 그것을 막기 위해서도 가능한 한 빨리 타이밍에서의 화해를 목표로 합니다.

발견으로 무엇을 하는가?

미국 민사 소송의 흐름입니다만, 제소 후, 소장 송달, 대답서 제출이 있어, 거기로부터 예를 들면 3개월 정도로 디스커버리의 수속이 시작되는 것이 XNUMX개의 전형적인 이미지입니다.당사자에 의한 협의, 양 당사자에 의한 초기 공개, 디스커버리 계획의 제출, 당사자에 의한 질문서·문서 등 제출 요구서 송부, 회답서 송부·문서 등 송부 등의 흐름이 됩니다.그리고 이 어느 단계에서도 화해 협상·성립이 있을 수 있습니다.

이와 병행하여, 기업 측에서는, 디스커버리에 관한 사내 작업이 진행됩니다.즉, 데이터의 보전과 수집, 검토를 진행합니다.

소송이 되면, 사내에서는 우선, 소송 홀드라고 하는 사내 통지를 냅니다. 「소송이 되었습니다」, 「앞으로 소송이 됩니다」라고 하는 단계에서, 사내의 관계하는 사람들에게, 문서를 파기·은닉·변경하지 않도록 지시를 내립니다.이 소송 홀드를 정확하게 수행하지 않으면 그 자체로 심각한 제재와 불이익을 겪을 수 있습니다.소송과 관련될 가능성이 있는 자료를 버리거나 삭제해 버리면 기업에 중대한 페널티가 부과될 우려가 있으므로 소송과 관련된 자료는 사내 제대로 보전을 걸어 데이터베이스 에 수집합니다.소송에 관한 자료를 수집하여 데이터베이스에 올려 정리하고, 그것을 검토하는 것이 「리뷰」라고 불리는 작업입니다.소송에 관계하는 데이터, 관계하지 않는 데이터의 구분을 하고, 그 중에서 더 비밀 특권의 대상이 되는 것, 되지 않는 것을 구분해 상대측에 제출합니다.이 검토의 대상이 되는 문서·데이터의 양은 매우 많기 때문에, 이를 위한 변호사 비용이 매우 큰 금액이 됩니다.

발견의 큰 예외: 비밀 특권

원고 피고가 서로 소송 내용과 관련될 가능성이 있는 서류·데이터를 공개하는 것이 발견의 원칙입니다만, 변호사·의뢰자 비밀 특권, 워크 제품의 법리에 의해, 예외적으로 공개의 의무를 지지 않는다는 생각입니다.변호사·의뢰자 비밀특권이란 변호사와 의뢰자 간의 솔직한 커뮤니케이션을 보호하는 것으로, 법적인 조언을 위한 비밀의 교환은 보호됩니다.워크 제품의 법리란, 소송의 준비를 위해 변호사가 작성한 서류라면, 변호사 작성 문서라고 하는 것으로, 역시 상대방에게 공개할 의무를 지지 않는다, 라고 하는 법리입니다.모두 발견의 큰 예외로서 매우 중요합니다.

일본기업과 디스커버리

일본 기업에 있어서, 디스커버리의 작업중에서 우선 가장 중요한 것이 소송 홀드입니다. 「삭제해서는 안된다」라고 해도, 이것은 좋지 않은가, 라고 하는 자료가 있으면 지우고 싶어지는 것이 인정일지도 모르지만, 기술적으로 복원 가능한 것이 많아, 정말로 깨끗하게 지워도 그 어떠한 흔적이 남는 것이 보통입니다.불편한 것이었기 때문에 지운 것이라고 인정되어 중대한 제재를 받기 때문에, 그러한 사태가 되지 않도록, 자료를 제대로 보전해, 제출해야 할 것은 제대로 제출하는 것이 중요합니다.

자주 문제가 되는 것이 개인정보나 영업비밀을 포함한 자료 등도 제출해야 하는가 하는 문제입니다.이 점, 디스커버리에 있어서는, 개인정보나 영업비밀의 보호는 일반적인 예외 취급은 되지 않기 때문에, 법원의 비밀보호명령을 얻고, 해당 개소를 먹칠로 하는 등으로 보호받는 것이 중요 입니다.

또, 일본 기업에 흔히 발생하는 문제로서 자주 들 수 있는 것이, 대량의 메일과 자료의 존재입니다.일본 기업에는 오래된 데이터가 그대로 남아 있는 것이 적지 않고, 그것을 수집해 데이터베이스에 올려 검토하려고 하면, 상상을 끊는 금액의 비용이 듭니다.게다가, 양이 많으면, 그만큼 문제가 되는 표현이 포함되는 리스크도 늘어난다고 말할 수 있습니다.그 점, 미국 기업에서는 받은 편지함, 받은 편지함, 삭제된 트레이는 3개월 후에 자동으로 삭제되도록 설정하고 있는 곳이 많다(중요한 것은 별도로 두는 것이 좋습니다), 어쨌든 데이터를 컴팩트하게 해 두는 것이 기본적인 생각이 되고 있습니다.

대량의 문서를 유입하는 것 외에도 일본 기업이 이상한 실수로 사내에서 리스크 상황을 폭넓게 공유해 버리는 것, 단정적인 표현을 이용하거나 법률적인 개념(불법이다, 문제가 있다, 등)에 대해서 써 버리거나 하는 것, 소송이나 분쟁의 내용에 관한 사내나 모회사에의 보고를 해 버리는 것, 등이 있습니다.미국 기업에서는 사내에 변호사가 있어 법적인 분석은 모두 변호사의 관여하에 이루어지며, 비밀 특권이나 워크 제품에 의해 정보가 보호됩니다만, 일본 기업에서는 흔히 법적인 분석을 변호사 의 관여 없이 사내에서 가 버립니다.일단 소송이 일어나면, 이러한 정보가 모두 사외에 나가 버린다는 것을 염두에 있어, 자료 작성에는 충분히 배려할 필요가 있습니다.

시뮬레이션으로 이미지를 잡아 둡니다.

일반적으로 소송이 되면 1년, 2년과 심리가 진행되어 처음으로 화해의 가능성이 나오는 일본의 재판과 달리 미국 소송에서는 언제든지 화해의 가능성이 있습니다.재판이 시작되자마자 발견 작업이 시작됩니다. 조기 화해를 목표로 상대방과 협상하게 됩니다.변호사로서도, 만약 자신의 클라이언트의 상황(원래 메일이 잘 정리되어 있어 수도 그다지 많지 않다, 등)를 알고 있으면, 그것을 전제로, 상대방 변호사와 디스커버리의 방침등에 대한 협의· 협상을 할 수 있습니다.이를 위해서도 소송이 일어나면 어떻게 움직이는지, 변호사와 어떻게 연계할지, 어디에 어떤 자료가 있는지를 이미지해 두는 것이 중요합니다.

문서의 정리는 소송 홀드가 나오고 나서는 사이에 맞지 않습니다.소송이 일어나 버리면, 흐름에 따라서 진행해 갈 수 밖에 없고, 가능한 범위는 좁아져 버립니다.이를 위해 평시 단계에서 검색을 시뮬레이션하고 문서 관리 및 폐기 규칙을 정하는 것이 좋습니다.

일본 기업에서 해 두는 것

• 평소 데이터 관리, 문서 관리

많은 미국 기업에서는 일정 기간이 경과한 시점에서 메일이 자동 삭제되게 되어 있다고 말할 수 있지만, 물론 사내, 특히 사업부문에서의 반발은 그 나름대로 있습니다.그런데도, 그 반발을 훨씬 웃도는 리스크와 코스트가, 소송·디스커버리로 생기고 있기 때문에, 「일정 기간이 경과하면 사라집니다」라고 하는 것이 트렌드가 되고 있습니다.

일본의 민사 소송에는 미국과 같은 디스커버리의 부담이 없기 때문에 일본 기업이 일본의 민사 소송만을 의식한다면 미국 기업과 대응을 맞출 필요는 반드시 없지만 일본 기업의 비즈니스 글로벌 화가 진행되고 있는 것에 비추면, 지금 이상으로 문서의 삭제, 데이터의 효율적인 관리를 의식해도 좋은 것은 아닐까요.사내의 자료(특히 메일)가 늘어나는 것에 대해, 거의 문제 의식을 가지지 않고 쓰거나 남기는 사람이 많은 것은 사실입니다.물론 일본 기업에서도 문서 관리 규칙은 있어, 각 문서의 보관 기간이 정해져 있습니다만, 그 기한이 왔다고 해서 폐기하고 있는지라고 하면, 대부분은 가지고 있는 채입니다.우선 여기에서 바꾸어 가면 좋을 것입니다.

문서를 종이로 남기는 문화는 여전히 짙게 남아 있지만, 디지털 데이터로의 전환도 진행되고 있습니다.그러나 문서 관리 규칙을 마련해도 디지털 데이터 관리 규칙이 명확하지 않은 기업이 많이 있습니다.소송이 되면 디지털 데이터는 최종판만이 문제가 되는 것이 아니라, 거기에 이르기까지의 초안의 교환, 코멘트 포함 모든 것이 문제가 됩니다.그 점도 근거로, 디지털 데이터의 관리·운용을 어떻게 하는지 사내에서 확인해 두는 것을 추천합니다.

일본 기업의 경우, 예를 들어 미국에 지사가 있는 경우, 미국 비즈니스 관련 강한 부문·그룹 회사에 있어서 미국 소송을 보다 의식한 문서 관리 규칙을 설정하고, 그렇지 않은 부문은 일본에 가까이 한다는 예 또한 있습니다.

마지막으로, 누가 이니셔티브를 취하는지, 하지만 이것이 의외로 난문입니다.전사에 걸치는 이야기이므로 본래는 법무가 해야 합니다만, 법무의 일로서 그다지 의식되어 있지 않고, 막상 하려고 하면, 누가 이니셔티브를 취해야 하는지 판단에 고민하는 것이 많습니다.미국 소송의 리스크를 근거로 법무가 컨트롤 타워가 되어 담당 임원으로부터 다른 부문도 포함해 이해하게 하고, IT 부문과 연계하여 진행해 나가는 패턴이 좋은 것은 아닐까 생각합니다.

• 비밀 특권 활용

사내에서 리스크가 있는 듯한 교환에는 모두 변호사가 들어가, 변호사에게 상담하면, 비밀 특권으로 지키기 때문에, 이것이 이상적입니다만, 현실적으로는, 미국과 같이 다수의 사내 변호사가 있다 회사는 일본에서는 많지 않고, 교환에 모두 변호사를 넣는 것은 현실적이지 않은 것도 적지 않습니다.다만, 그것이 할 수 없다고 해서, 리스크 정보를 종이에 떨어뜨리지 않게 되는, 사내에서 공유하지 않게 된다는 것은, 기업으로서 취할 수 없는 선택사항일 것입니다.리스크 정보를 조기에 공유하고 싶다면, 사내에서 법적 분석·리스크 평가를 하고 싶다면 변호사를 포함하도록 하는 것이 좋습니다.

• 사내 연수의 포인트

법무는 물론 미국 소송과 관련된 사업에 관여하는 사람이 발견과 은닉 특권의 기본을 이해하는 것이 매우 중요합니다.미국 기업의 감각에서는, 법무나 변호사가 아니어도 「디스커버리라고 하는 것이 있어, 소송이 되면 막대한 양의 자료가 나간다」라든가 「소송 홀드를 받았다」라든가, 「비익 특권이라고 하는 것이 그리고 변호사와의 상호 작용은 좋지만, 그 이외의 상호 작용은 나중에 어디서 어떻게 문제가 될지 모른다.그것을 생각하면, 일본의 기업에서도, 사업부용 연수라고 하는 형태로, 소송의 기초나 리스크, 비밀 특권에 대해 이해해 주시면, 일정 정도 문서나 메일에 있어서의 표현이 바뀌어 오기도 합니다.자주 있는 것이 출장자·주재자용 연수입니다.출장에 가면 일본의 법무 담당자에게 위험이 가득한 메일을 출장보고로 보내거나 나중에 문제가 되는 경우가 있습니다.미국의 자회사로부터 하면, 일본의 본사에서, 보다 기술자에게도 미국 소송의 기초나 리스크에 대해 전해 두었으면 하는 곳입니다.그리고 IT 부문이 아무것도 모르면 초동이 혼란스러워 IT 부문 내에 몇 명의 키퍼슨을 만들어 두고 문서나 데이터 맵을 만들어 두면 초동이 크게 바뀝니다.

FRONTEO 이메일 감사 시스템 및 서비스

AI 메일 감사 시스템

FRONTEO는 대량의 전자 메일 중에서 필수 감사 메일을 추출하는 메일 감사 시스템 "Email Auditor"를 제공합니다.감사관의 조사 관점을 학습한 인공 지능이 대량의 전자 메일을 해석.이메일은 긴급도에 따라 점수가 매겨지므로 감사 담당자는 점수가 높은 항목부터 순서대로 눈을 돌려 문제가 있는 이메일에 일찍 도착하고 필요한 조치를 취할 수 있습니다. .감사 업무의 공수를 대폭 삭감하고, 내재하는 리스크를 가시화함으로써 경영 위기로부터 기업을 지킵니다.

• 운영 : 기업 내 (기업 서버에서 클라우드로 해석)
• 감사 빈도 : 항상 (하루 분을 한밤중에 해석하고 다음 날 확인이라는 기업이 많다)
• 감사 대상자: 고정

http://www.kibit-platform.com/products/email-auditor/

AI 메일 감사 서비스

상시 감시를 도입하는 단계에는 없지만, 정기적으로는 감사해 두고 싶은 기업에게 추천하는 것이 AI 메일 감사 서비스입니다.XNUMX개월 단위, 분기 단위로 메일 데이터를 FRONTEO에 송부하면, FRONTEO가 AI를 사용해 메일 감사를 실시해, 조사 내용을 담당 부서/임원에게 보고합니다.주의가 필요하다고 생각되는 메일 내용을 사내에서 조사함으로써, 괴롭힘이나 경비 부정 청구, 킥백, 정보 반출, 카르텔·유착 등, 기업 부정의 조짐이나 불온한 움직임의 조기 발견과 조기 대응에 도움이 됩니다 .

• 운영: 기업이 이메일 데이터를 제공. FRONTEO가 감사하고 조사 내용을보고
• 감사 빈도: 1개월에서 3개월
• 대상 인원수 : 3명 정도의 소인수로부터 100명 이상의 대인원수에도 대응 가능
• 예조 검지 내용(예): 괴롭힘, 경비 부정 청구, 킥백, 정보 반출, 카르텔·유착, 횡령 등

https://legal.fronteo.com/aimailaudit/