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일본에서 사업을 하고 있는 일본 기업이라고 해서 미국 소송과 무연은 아니다.기업의 법무 담당자가 미국에서 소송을 받았을 때 중요하게 되는 것이 「디스커버리(Discovery)」라고 하는 프로세스입니다.그 중에서도 전자 데이터를 대상으로 한 "e 디스커버리 (eDiscovery)"를 실시할 때의 워크 플로우가 "EDRM (전자 정보 공개 참조 모델).이 기사에서는 "e 디스커버리 (eDiscovery)"의 설명도 포함, EDRM이란 한 워크 플로우인지를 설명합니다.
「EDRM」이란?
먼저 미국 소송에 대해 간략하게 설명하겠습니다.미국의 소송에서는 공판 전에 당사자끼리 토론의 장소를 가질 필요가 있습니다.이때 이루어지는 것이 미국 소송의 큰 특징인 ‘디스커버리’라는 증거공개절차로, 특히 전자 데이터를 대상으로 한 것을 ‘e디스커버리’라고 부릅니다. IT화가 진행된 현대에서는 e디스커버리가 차지하는 비율은 매우 커지고 있습니다.
【관련 기사】e디스커버리(eDiscovery)란?대책의 필요성이나 리스크 등을 해설
미국에서의 소송은 디스커버리에 의해, 대부분의 사안이 공판전에 종결합니다.그 대부분을 차지하는 e디스커버리는 소송의 행방을 좌우하는 중요한 절차입니다.그 e디스커버리를 실시할 때의 워크플로우가 「EDRM」. EDRM이란 Electronic Discovery Reference Model의 약자로 「전자 정보 공개 참고 모델」을 의미하며, 세계 표준의 워크플로우입니다.
e디스커버리의 대상이 되는 전자 데이터는 이메일 뿐만이 아니라, 데이터베이스나 사내 어플리케이션, 웹 사이트의 컨텐츠 등, 모든 전자 정보로부터 얻어지는 데이터가 포함됩니다.덧붙여 제출하는 데이터의 범위나 그 형식은, 당사자간(또는 그 대리인 변호사간)으로 정해 합의합니다.
방대한 데이터에서 열어야 할 데이터를 찾는 데는 작업 시간이나 비용이 들고, 실수로 지우거나 공개를 잊었을 경우는 은폐를 의심되어 버립니다.디스커버리에서 전자 데이터의 취급을 합리적으로 실시하기 위해 책정되어 온 역사를 가진 EDRM은 세계 사법 관계자의 공통 언어와 같으며, 이 워크플로우에 따른 대응을 취하는 것이 소송 해결 로의 빠른 길이 될 것입니다.
EDRM 프로세스 및 작업 내용
EDRM은 6단계, 총 9개 항목으로 구성된 워크플로입니다.
정보 거버넌스(Information Governance)
첫 번째 단계는 "정보 거버넌스", 즉 전자 정보의 적절한 통제입니다.기업에 따라서는, 이메일이나 각종 문서나 컨텐츠의 아카이브를 일원적으로 관리하지 않고, 개인별로 흩어져, 속인적으로 관리하고 있는 케이스도 볼 수 있습니다.
현재, 어떻게 데이터가 취급되고 있는지를 명확히 하고, 그것을 어떻게 분류하는지의 정책을 제정해 올바르게 관리하는 것이 바람직하다고 말할 수 있습니다.매일 적절한 데이터 관리는 미국 소송에서 e 디스커버리 대책뿐만 아니라 기업의 컴플라이언스 등을 효과적이고 확실하게 실현하는 첫걸음이기도 합니다.
식별(Identification)
이어서 e 디스커버리의 대상이 되는 데이터의 위치를 「특정」하는 단계입니다.공개해야 할 데이터는 소송에 따라 다르지만, 대상이 될 수있는 데이터는 대개 엄청난 양이며, 그 소송에서 공개 대상이되는 정보의 범위와 어디에 무엇이 저장되어 있는지 파악하는 곳에서 시작해야합니다 있습니다.이 후의 중요한 흐름인 '보전'을 신속하게 시작하기 위해서도, 가능한 한 빠른 단계에서 소송과 관련될 가능성이 있는 데이터의 범위를, 법무 담당자나 담당 변호사, 소송 당사자, IT 관리자 등 함께 설정합니다.
보전(Preservation)
세 번째 단계에는 두 가지 항목이 있으며, 하나는 "보전"입니다.소송이 발생하는 것으로 밝혀진 시점, 또는 발생이 예측할 수 있는 시점 이후, 관련 데이터는 보전해야 합니다.지정된 데이터가 부적절하게 변조되거나 파기되거나 삭제되지 않도록 보호합니다.
실제로 일본의 모제약회사가 미국 소송에서 e디스커버리에서 요구된 정보를 파기하고 있었기 때문에 증거 은멸을 의심받아 약 6200억엔이라는 거액의 배상금이 청구되는 사태에 빠졌습니다. .그런 돌이킬 수 없는 사태를 초래하지 않기 위해서도, 관련 데이터의 신속한 보전, 이를 위한 전단계인 특정, 나아가서는 평시부터의 정보 거버넌스가 필수라고 할 수 있습니다.
수집(Collection)
전자 데이터의 경우는 일반적으로 「수집」하면 동시에 「보전」된 상태가 됩니다.사내의 파일 서버 뿐만이 아니라, 스탭이 사용하고 있는 PC나 스마트폰에만 보관되고 있는 데이터나 컨텐츠도 있을 수 있으므로, 이러한 정보의 보전과 수집은, 조기에 넓은 범위에서 실시를 끝마치고 유지합니다.
처리(Processing)
「처리」에서는, 전의 페이즈에서 보전·수집한 방대한 데이터로부터, 필요한 가능성이 있는 데이터를 선택해 나누어 데이터의 전체량을 줄입니다.구체적으로는 예를 들어 소송과 분명히 관련이 없는 프로그램 파일 등을 제외하거나 메일 서버의 중복 파일을 삭제하거나 합니다.여기서 사용하는 노하우가 디스커버리 전체의 결과와 비용을 좌우하기 때문에, e디스커버리의 일련의 작업 중에서도 가장 중요한 공정의 하나라고 할 수 있습니다.
분석(Analysis)
처리를 마친 데이터에 대해 소송과 관련된 키워드를 바탕으로 고급 키워드 검색을 실시하여 대상 데이터를 특정 추출하는 작업이 「분석」입니다.이 때, 자료 데이터가 일본어이면, 일본어 문자 코드에 대응할 수 있는 정밀도가 높은 검색 기술을 이용해 적절한 데이터를 추출함으로써, 발견의 비용을 대폭 삭감할 수 있습니다.이 분석 작업으로 얻은 데이터는 다음 공정인 사람의 손에 의한 「열람」으로 옮깁니다.
보기(Review)
「처리」로 보다 나누어져 「분석」으로 추출된 데이터를, 열어야 할 데이터와 그렇지 않은 데이터로 선별해 가는 작업이 「열람(리뷰)」입니다.여기서 전문가들의 육안으로 데이터를 분류하고 최종적으로 변호사가 증거로 제출하는 데이터를 특정해 나갈 것입니다.인원수와 기간이 걸리기 때문에 상당한 작업비용을 추정해야 하며, 종종 e디스커버리에 드는 비용의 대다수를 차지한다.영어로 번역 대응이 필요한 경우에는 이 단계에서 대응합니다.
만들기(Production)
다섯 번째 단계는 "만들기"입니다.공개 대상으로 확정한 데이터를 사양에 따라 적절한 형식으로 변환·가공합니다.
프레젠테이션(제출: Presentation)
마지막 단계는 "프레젠테이션 (제출)"입니다.공청회나 공판 등의 장소에, 자사의 입장이나 주장을 납득 받기 위한 뒷받침의 자료를 제출합니다.
【관련 기사】e디스커버리 지원
자사 단독으로 EDRM 대응의 어려움
EDRM의 워크플로우 중 보전·수집까지는 IT 관리자나 정보 시스템의 담당자에 의해 담당 변호사와 함께 실시하는 것도 기술적으로는 가능하며, 실제로 그러한 대응을 하는 안건도 있습니다.다만, 소송의 내용에 따라 조건이나 상황은 천차만별이며, 소송에 적절히 조기에 대응하기 위해서도, 초기 공정으로부터 e디스커버리 지원 서비스를 제공하는 벤더에게 상담해, 의뢰하는 것이 후속의 우려를 줄일 수 있습니다.
전문 지식, 기술 및 노하우를 가진 공급 업체에게 요청하는 것이 좋습니다.
대상이 되는 데이터는 메일뿐만 아니라 메시지나 온라인 문서, 컨텐츠 등 공개 대상이 되는 데이터의 범위는 넓고 방대한 양이 됩니다. EDRM은 대상 데이터의 보전·수집뿐만 아니라, 열어야 할 데이터인지를 심사하는 것도 중요한 프로세스입니다.전문적인 지식, 기술력을 가진 벤더에의 의뢰가 현실적입니다.
e디스커버리 지원 서비스 회사의 선택 방법과 포인트
e디스커버리 대책을 맡길 수 있는, 신뢰할 수 있는 서비스 벤더의 찾는 방법을 소개합니다.
포인트 XNUMX e디스커버리 영역의 지견과 커버 범위
국내외를 불문하고, 어떤 기업의, 어떤 안건을 다루었는지 확인.다룬 실적수가 그대로 노하우가 되어, 저비용으로 고품질의 지원으로 연결됩니다.
포인트 XNUMX 일본 기업의 e 디스커버리 경험
e디스커버리는 미국의 제도이기 때문에 미국에서 실적이 있는 벤더가 유리한 것이라고 생각할지도 모릅니다만, 오히려 일본의 조직이나 기업의 관습, 워크 스타일 등에 대해서 충분한 이해를 가지고 있는 벤더 쪽이 부드럽습니다.
포인트 XNUMX AI(인공지능)를 포함한 기술의 적용력
e디스커버리에서 가장 작업 시간과 비용이 많이 드는 것은 데이터를 탐색하는 과정입니다.이슈에 관련될 가능성이 있는 문서를 특정해 주는 소프트웨어를 이용하거나, 검색이나 추출을 고속적이고 정확하게 실시할 수 있는 AI등을 구사함으로써, 과거에는 수백명으로 수주간 걸렸던 작업 을 압도적으로 효율화할 수 있어 비용도 대폭 절감할 수 있습니다.
포인트 XNUMX 데이터 보호 대책
e디스커버리에서는 번역이 필요하게 되는 경우가 많기 때문에, 만약 번역의 중개회사가 개인의 번역자등에 위탁할 때의 보안 체제에 미비가 있을 경우, 정보 유출의 위험이 생각됩니다.데이터 보호 시스템을 확인합시다.또, 국외로의 데이터 유출을 피하기 위해서도, 국내에 데이터를 보관 유지한 채 워크플로우를 진행할 수 있는 벤더인지도 체크해 봅시다.
포인트 XNUMX 고객 대응과 지원의 충실도
일본과 미국 사이에는 시차가 있습니다.메일을 보내도 답장은 12시간 후 전화를 걸어도 연결되지 않는다는 서비스 벤더에서는 섬세한 대응은 기대할 수 없습니다.글로벌 대응이 가능한지, 스피디한 서비스 제공이 되고 있는지도 중요한 판단 재료입니다.
EDRM을 포함한 e디스커버리 지원이라면 AI를 활용한 국제 소송 경험이 풍부한 'FRONTEO'
FRONTEO의 e디스커버리 지원 서비스는 세계 표준 워크플로우인 EDRM의 모든 프로세스에 원스톱으로 대응합니다.아시아의 e디스커버리 지원 기업의 선구자로서 약 20년간의 안건 대응으로 기른 기술·노하우를 가지고, 클라이언트 기업의 담당 부문이 효율적으로 전자 증거를 수집·추출·열람해 변호사와 교환하기 위한 솔루션을 제공합니다.
AI(인공지능)를 활용한 효율적인 솔루션 제공
자사 개발한 AI(인공지능) 엔진 KIBIT를 이용한 솔루션으로, 평시의 정보 거버넌스나 EDRM의 요인 「처리」 「분석」 「열람」을 효율적으로 커버.특히, e디스커버리의 비용의 대다수를 차지한다고 말해지고 있는 「열람」으로 위력을 발휘.독자적인 알고리즘으로 대폭적인 효율화와 비용 절감을 실현하고 있습니다.
FRONTEO의 AI 엔진은 다양한 시스템과 특수 데이터에도 유연하게 대응합니다.해외 툴에서는 대응이 어려운 일본어나 한국어, 중국어 등으로 대표되는 멀티바이트 문자의 어려운 구분 위치의 특정, 일본 독자적인 특수한 문자 코드, 복수의 메일러의 동시 이용 등에의 대응이 가능 입니다.또한 일본, 북미, 한국, 대만에 데이터 센터를 두고 데이터를 국외로 꺼내지 않고 보관할 수 있는 체제로 보안 대책도 만전입니다.
