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회사에 있어서 직원의 횡령은 금전적인 손실뿐만 아니라 사회적 신용의 실추로 이어지는 심각한 문제입니다. 그러나 많은 회사에서는 횡령이 발각되었을 때 구체적인 대응 절차나 조사 방법이 충분히 준비되어 있지 않을지도 모릅니다. 횡령의 조사·증거 수집에는 「포렌식 조사」가 필요합니다. 본 기사에서는, 횡령 발각시의 적절한 대응으로부터 조사 프로세스, 재발 방지책까지, 실무적인 관점으로부터 해설해 갑니다.
횡령이 발각되었을 경우의 사내에서의 초동 대응이나 순서
횡령 사건에의 대응은, 발각 후의 초동 대응으로부터 재발 방지책의 실시까지 다방면에 걸친 대처가 필요합니다만, 우선 발각 후의 초동에서는 신속한 대응이 요구됩니다.
횡령이란
횡령(업무상 횡령)이란 회사 등 조직에서 종업원이 직무상 맡고 있는 돈이나 물품을 부정하게 사적으로 이용하거나 탈출하는 행위를 말합니다.
횡령이 발각되었을 때의 초동 대응
횡령의 의심이 생기면 가장 중요한 것은 냉정하고 신속한 초동 대응입니다. 우선, 사실관계의 파악과 기록을 철저하게 실시할 필요가 있습니다. 구체적으로는, 언제, 누가, 어떻게 부정을 발견했는지, 그 경위를 시계열로 정리해, 피해의 개산액이나, 관계자의 범위등도 가능한 한 특정합니다.
특히 중요한 것은 이 단계의 정보 관리입니다. 관계자 이외의 인물이 알면 그 후의 조사에 지장을 초래할 가능성이 있기 때문에, 대응에 관련된 인원을 필요 최소한으로 한정하는 것이 현명합니다.
횡령의 증거 수집의 순서·수법과 필요성
증거 수집은 후속 대응의 성공 여부를 결정하는 중요한 단계입니다. 회계장부나 영수증과 같은 종이 매체의 증거에 가세해 최근에는 전자 메일·액세스 이력 등 디지털 데이터의 중요성이 증가하고 있습니다.
특히 주의해야 할 것은 증거의 소산이나 변조를 막는 것입니다. 경리 관련 서류는 누가 언제 어떤 서류를 회수했는지 기록할 수 있도록 하는 전자 데이터에서는 덮어쓰기나 삭제를 막기 위해 가능한 한 조기에 백업을 취득하는 등이 중요합니다.
횡령의 사내 조사의 진행 방법으로 해서는 안 되는 것, 주의점
다시 말하지만, 횡령의 조사에 착수할 때는, 사실 확인과 증거의 보전을 조사의 초기 단계로부터 철저히 하는 것이 중요합니다. 관계자의 증언이나, 회계 기록, 메일, 감시 카메라 영상 등, 모든 증거를 수집·보전해, 데이터의 개찬·수정등의 증거 은멸을 방지합시다. 특히 디지털 데이터는 전문 지식과 도구가 필요하기 때문에 조사 회사와 협력을 돕는 것이 효과적입니다.
그 외의 주의점으로서, 본인의 자백은 중요한 요소가 됩니다만, 회사로부터 본인에게 질문하기 전의 사전 조사로 증거를 확보해 두는 것이 필요합니다. 또, 지나친 청취는 법적 책임을 묻는 경우도 있어, 무리 강한 것은 금물입니다.
횡령에 대하여 민사상의 손해배상 청구나 형사상의 책임도 묻게 될 가능성도 있습니다. 조사결과에 근거하여 징계처분이나 형사고소를 할 때에는 법적인 절차를 엄격하게 실시해야 한다는 점에 유의하자.
횡령을 비롯해 내부 부정을 방지하기 위해 회사가 취해야 할 체제, 대책
횡령 발각 후의 사후 대응은 필수입니다만, 중요한 것은 예방적인 대처의 충실입니다. 횡령을 일으키지 않으려면 정기적 인 내부 감사를 실시하고 여러 사람에 의한 상호 점검 체제, 직원 교육의 철저 등 구체적인 부정 방지책을 강구해야합니다. 이러한 평시부터의 대비가 가장 효과적인 대책이 됩니다.
권한 분산 및 기록 확인 체제 등 내부 통제 정비 및 실시
자사의 업무 프로세스에 있어서의 리스크를 씻어내, 금전의 취급이 발생하는 업무이면 「누가·어느 단계에서·어떠한 승인을 실시할까」등의 권한의 관리나 룰 설정이 필요합니다. 정기적으로 조작 로그·이력등의 기록의 확인을 실시하는 것도, 조기의 발각은 물론 억지력에도 연결됩니다. 또한 내부 감사를 실시하고 규칙이 형태화 없이 제대로 작동하는지 확인하는 것도 중요합니다.
직원에 대한 교육과 의식 향상
사기 방지에서 직원 교육은 중요한 노력입니다. 규칙이 필요한 이유, 부정이 발생한 경우의 영향 등을 구체적인 사례를 섞어 주시합시다. 조기 발견·조기 대응에 연결하기 위해서 통보 창구를 정비하는 것과 동시에, 부정의 발견·통보자가 보호되는, 안심하고 이용할 수 있는 제도인 것을 종업원에게 주지하는 것도 중요합니다.
횡령의 증거 조사에는 「포렌식 조사」가 유효
만일 횡령이 발각된 후에는 유사 사안이 없는지를 조사하면서 원인 규명과 재발 방지를 위한 체제 강화를 실시하는 것이 요구됩니다. 횡령의 상세한 조사에는, 전문의 조사 회사에 의한 「포렌식 조사」가 유효합니다. 법의학 조사에 대해 자세히 설명합니다.
법의학 조사란 무엇인가?
법의학 조사, 특히 디지털 법의학은 디지털 기기에 남아있는 전자 데이터를 수집하고 분석하고 부정 증거를 식별하는 조사 방법입니다. 최근의 비즈니스에서는 디지털 데이터가 증가하고 있으며, 그 중요성도 증가하고 있습니다.
예를 들어, 경리 시스템의 운영 로그를 분석하여 부자연스러운 거래 및 변조의 흔적을 발견할 수 있습니다. 또한 삭제된 메일이나 문서를 복원하여 횡령의 증거가 되는 교환 등을 찾을 수 있습니다.
법의학 조사는 전문 법의학 공급 업체와 상담
법의학 조사는 고급 전문 지식과 특수 장비가 필요하기 때문에 전문 업체에게 요청하는 것이 좋습니다. 특히 증거로서 법적 유효성을 확보하기 위해서는 전문가의 적절한 절차가 필수적입니다.
전문업자를 선정할 때는, 과거의 조사 실적이나, 조사 담당자의 경험·자격 등을 충분히 확인하는 것이 중요합니다. 또한 기밀 정보를 다루기 때문에 신뢰할 수 있는 업체를 선택하는 것이 필수입니다.
덧붙여 조사 비용은 안건의 규모나 복잡성에 의해 크게 바뀌어 옵니다만, 횡령에 의한 손실액이나 전용을 해명할 필요성, 그 후의 소송 대응등도 고려하면, 필요한 투자로서 파악해야 할 것입니다.
횡령 안건의 디지털 데이터의 증거 수집에 빠뜨릴 수 없는 포렌식 조사
횡령에서는, 클라우드 스토리지나 메일등의 디지털 데이터, 서버의 로그 파일등으로부터 증거를 얻을 수 있는 케이스도 많아, 사실관계의 파악이나 피해액등을 밝히기 위해서는 포렌식 조사가 빠뜨릴 수 없습니다. 관련될 가능성이 있는 데이터를 누출 없이 보전하는 것, 그리고 삭제 데이터의 복원이나 로그의 해석·분석을 확실히 진행하는 것으로, 증거로서 법적으로도 유효한 자료를 가지런히 할 수 있을 것입니다.
회사에서 횡령의 증거를 억제하기 위해 법의학 조사 회사를 선택하는 방법
포렌식 조사를 의뢰하는 조사 회사를 선택할 때 보아야 할 포인트에 대해 설명합니다.
고급 전문 지식과 풍부한 실적이 있습니까?
수많은 조사 실적을 가진 회사일수록 높은 기술력과 데이터 복구에 관한 노하우가 축적되어 있으므로 케이스별로 적절한 방법을 선택하여 적정한 비용으로 대응할 수 있을 것입니다. 특히 상장기업이나 경찰, 관공청 등의 의뢰 실적이 있는지 여부가 신뢰성을 판단하는데 있어서 중요한 포인트가 됩니다.
AI 활용 등 높은 기술력이 있는가
특히 데이터의 복원·해석에서는, 전문의 툴이나 고도의 기술력이 필요해, 회사가 가지고 있는 설비나 엔지니어의 숙련도등이 조사의 성과에 직결합니다. AI(인공지능)의 활용도 중요한 포인트입니다. 대량의 데이터 분석을 자랑하는 AI를 활용함으로써 조사의 효율화 뿐만 아니라 조사자의 자원을 보다 집중시켜 정확도도 높일 수 있습니다.
적절한 가격으로 제공됩니까?
포렌식 조사는 데이터 처리나 검색 비용, 그리고 증거가 될 수 있는지의 분석·해석(리뷰)이나 데이터 호스팅 등이 비용의 내역이 됩니다만, 통상은 리뷰의 공정이 비용의 대부분을 차지합니다.최종적인 금액은 조사 범위, 조사 내용에 의해 크게 바뀌어, 수만엔~수백만엔으로 상당히 폭이 있습니다.추가 요금을 포함한 비용 형태가 명확한 벤더를 선택하는 것이 좋습니다.
덧붙여 조사에 AI를 이용하는 것의 인지도 최근에는 확산되고 있어, AI를 활용해 조사를 비약적으로 효율화하는 것으로 대폭적인 코스트 메리트를 얻을 수 있습니다. 견적을 모을 때는 반드시 AI와 리뷰를 포함한 총 비용도 요구하고 단가뿐만 아니라 전체 비용도 확실히 비교합시다.
회사에서의 횡령의 증거 조사는 포렌식 조사의 실적과 기술에 정평이 있는 「FRONTEO」에
FRONTEO는 2003년 창업 당시부터 일본에서의 포렌식 조사의 선구자로서 많은 기업의 조사에 대응해 왔습니다. 또한 자사 개발 AI 엔진 'KIBIT'를 활용하여 문서 검토를 대폭 절력화하여 비용 압축을 실현하고 높은 정밀도의 조사를 실현하고 있습니다.
회사에서의 횡령의 조사는, 케이스에 따라서는 당사자에게 눈치채지 못하도록 조사나 증거 보전을 진행하는 등, 신속하고 확실한 대응이 열쇠가 됩니다. FRONTEO는 안건 대응의 풍부한 지견과 자사 AI 엔진에 의한 높은 기술력을 합쳐, 타사에는 할 수 없는 고정밀도와 효율화를 실현해, 횡령의 조사에 임합니다.
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