トピック解説/コラム

リモートレビュー始めました

独自のAIレビュー技術により、選定されたドキュメントのみをセキュアなリモートワーク 環境に転送し、今後の業界標準を変えるスピード、品質でのドキュメントレビューを実現

FRONTEOではこの度、新型コロナウイルス感染症対策の一環として、AIを活用し、リモートワーク環境でも遅滞なく安全に作業が進められるドキュメントレビュー環境を確立しました。

その結果、弁護士を含むレビュー業務担当者はすべて自宅から安全な環境でレビューを進められるようになります。

 

従来のドキュメントレビュー業務

従来のレビュー業務は、多くのレビュー作業者がレビューセンターに集まり、何か月にもわたり対象となるドキュメントを読んでいくスタイルが一般的でした。

これは、作業の性質上しっかりとしたセキュリティ体制が必要とされていたためで、レビューマネージャーの監督のもと、弁護士から与えられるプロトコルに従って一度に多くのレビュー作業者が業務にあたっていました。

 

コロナ禍をきっかけにリモートレビューに切り替え

昨今の外出自粛やリモートワーク推進の流れを受け、FRONTEOでも人員の安全性を考慮し、AIのみにレビューを行わせる作業工程の追加に加え、全てのレビュー業務をリモートで行える環境を確立するに至りました。リモート環境への移行にあたり、以下のワークフローを構築しました。

 

リモート環境への移行に際し、リモート用のワークフローを構築
リモート用ワークフロー

1.  AI レビュー機能を活用し、一旦AIに全てのドキュメントを読み込ませ、その後レビュー作業者が読むべきドキュメントのみを抽出

2. 特別な訓練を受けた人員の中から、リモートレビューを行う精鋭メンバーを選出

3. 万全のセキュリティ対策を講じたPC環境を貸与

4. AIレビュー機能で選定されたドキュメントのみを、リモート環境にいるレビュー作業者に転送

5. レビュー作業中いつでも質問・相談できるサポート体制の確立

6. レビュー作業者の作業品質をAIで監査/可視化し、レビューマネージャーにフィードバック

 

今回のリモートレビューの実現には、AIレビューツールの利活用が大きく貢献しています。

調査対象者のPCから保全してきたデータの中から、重複しているものを削除し、ある程度までキーワードで絞ったもの(下図①)をFRONTEOのAIレビューツール「KIBIT Automator」で全量チェックします(下図②)。

【レビューの流れ】
準備、AIのトレーニング、スコア付け、バッチ生成までをレビューマネージャーが行い、レビュアーはクラウド上に用意された環境でレビュー作業を実施。作業後はレビューマネージャーと弁護士による品質確認が行われ、次のレビューに活用される。

 

【担当者ごとのレビュー品質を表したヒートマップ】
AIが算出したスコア(0~10,000で、関連性の高いものには高いスコアが付与される)と、レビュアーの判断(関連性あり/なし)がマッチしているかが表示される。

 

海外での実績海外での訴訟支援を目的とした直近のレビュー作業では、①と②が済んだ段階で約2割の文書が「人が見なくてもよい文書(=AOR: AI Only Review)」としてレビュー対象から除外されました。残りの8割に対しても、KIBIT Automatorが「関連性が高い」と判断した順にスコアリングしてレビュープロセスに回すため、レビュー担当者の作業負荷も大いに軽減できます。

 

リモート環境でのレビューへの移行は、新型コロナウイルス感染症対策の一環で進められたものですが、FRONTEOでは今後もリモートレビュー体制の強化を進めることにより、地方で活躍している弁護士やレビュー経験者など、これまでの体制では作業への協力が仰げなかった人材にも積極的にアプローチし、優秀な人材の活用に努めてまいります。また、KIBIT Automatorではレビュアーの作業品質が可視化でき、レビュアープロファイルも作成できることから、レビュアーの得意分野(不正会計調査、技術情報漏えい調査など)に応じて案件をアサインすることで、さらなるレビュー品質、作業効率の向上につなげられるものと期待しています。
AIレビューツール「KIBIT Automator」の詳細はこちら
KIBIT Automatorの、米国での実証実験の結果はこちら

 
 

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