Discovery簡介（4/7）：13個問題找出日本企業可以安心使用的供應商

“發現入門（第 2 部分，共 7 部分）：發現供應商選擇的 3 個基本問題，我們討論了適合日本公司的發現供應商的條件，但是有一種更容易“識別”的方法。它向潛在供應商詢問他們的發現體驗。

不用說，“通過經驗積累的知識”將對未來的業務發展有很大幫助，無論是哪個行業。尤其是發現，經驗很重要。這是因為每個發現案件的內容都不同，因此需要的技能和應對能力也會因案件而異。

即使供應商擁有高精度的軟件，如果負責使用它的人不精通發現程序和管理，就會迫使客戶做一些不必要的工作，發現本身的效率也會下降。很多事情，你將需要額外的費用。

那麼，您可以問哪些問題來衡量供應商的體驗呢？

詢問他們為國內和國際的哪些公司從事過什麼樣的項目。我們取得的成就數量成為我們的專有技術，從而帶來低成本、高質量的發現支持。大量的成就可以說是重要的一點。

如果您為不同的公司從事發現工作，您將經歷一兩次事故或失敗。發現項目總是需要定制，因為不同的公司以不同的方式存儲數據並使用不同的軟件。因此，了解事故或故障的背景是衡量公司技術能力的標準，而經歷過的事故或故障可以認為是供應商的經驗值。

通過了解供應商的想法以及他們採取了哪些措施來解決事故，可以衡量供應商應對故障的能力。同時，責任感也油然而生。

檢查最終結果也是強制性的。根據項目的不同，可能需要延長交貨日期，或者由於工時的增加可能需要額外的費用。了解人們如何看待這些結果可以讓您了解供應商的價值觀。

即使在美國有各種發現的記錄，在日本沒有記錄也顯得不靠譜。 “discovery是美國的系統，所以美國的供應商更有優勢”的想法在亞洲公司往往不適用，信譽好的供應商對法律人員的壓力應該小得多。不要忘記檢查您的潛在供應商對日語和日本商業文化的理解程度。

如果供應商沒有任何自己的產品，它很可能只使用商業工具，或者它只是一個銷售發現工具的機構，並且外包了它也可能是一個“throwing bender”。無法在任何業務中將自己與競爭對手區分開來的供應商是不可靠的。

如果前面六個問題都得不到滿意的答案，不要急於簽約。如果你足夠努力，你一定會找到理想的發現供應商。

供應商的選擇應該謹慎進行，因為我們忙於處理訴訟並且沒有時間。選擇單個供應商可以顯著改變發現所需的成本和時間。

如果您對到目前為止的問題感到滿意，那麼您需要確保供應商的服務內容滿足您的需求。這裡有一些問題可以幫助您找出答案。

即使在全球化進程中，也有日本獨有的商業行為。此外，即使在日本，企業文化、工作流程和文檔編寫方法也因公司而異。如果您選擇了解這種情況的供應商，您將更容易繼續您的工作。日本員工每天設計、運營和改進發現支持系統和服務的供應商被認為了解日本的企業文化。

亞洲語言（包括日語）的字符類型比英語多。另外，由於單詞沒有分開，所以需要技術才能正確搜索。這種“技術”除了系統中安裝的搜索引擎的準確性之外，還包括工程師（發現操作員）的經驗。比如用什麼樣的關鍵詞進行關鍵詞搜索，基本上都是在律師的監督下考慮的，但經歷過很多發現的工程師更有訣竅。

還有，由於日文字符編碼多，很容易出現亂碼（歐洲文檔中很少出現），有廠商和律師說“亞洲語言總是亂碼”。但是，通過適當地準備日文解析，可以將亂碼減少到幾乎為零。

如果出現亂碼，您將無法繼續審核流程。

為了應對這樣的麻煩，技術水平和日語處理能力不高的供應商可能會不可思議地執行一個名為“Tiff baking”的過程，將原始數據轉換為圖像並按原樣進行處理。需要大量時間和巨大不必要的成本（有關詳細信息，請參閱 Discovery Primer 6/7）。

因此，我想看看供應商採取了什麼樣的措施來防止亂碼和正確分析日語。

當數據量變得巨大時，發現工作通常使用在線證據查看工具來執行。能夠始終如一地提供這些服務的供應商將減少錯誤、提高速度並降低成本。

但是，如果您不在內部提供此類服務，而僅將那部分外包給另一家公司，這意味著重要的訴訟數據將被傳遞給完全未知的第三方（公司）來做。因此，必須檢查他們是否提供雲服務以及供應商本身是否支持它們。

如果您在海外託管數據，您應該從信息安全的角度仔細考慮您的交易。這是因為在向海外發送數據時，信息洩露的風險不可避免地會增加。

如果不滿足問題9和10，則意味著在其他公司和海外有數據處理設施，增加了數據洩露的風險。即使眼前的人斷言沒問題，實際處理證據數據的也不是負責人，而是斷言沒問題的人以外的人。

這是不言自明的。項目經理是項目成敗的關鍵。在證據開示中，每個案件所需的證據量和提交格式各不相同，經常會出現意想不到的麻煩。除非有經驗的人是項目經理，否則不可能準確地處理那些麻煩。

日本和其他國家有時差。一旦發現過程開始，發送電子郵件但在 12 小時內未得到回复，或者打電話但未接聽電話，速度無法與發現相提並論。是否可以提供全球支持，是否24小時提供服務，也是重要的考慮因素。

如果你向供應商提出上述問題，你自然會看到他們的服務質量。如果你詳細解釋了發現工具等軟件的特點，但談到軟件和系統以外的東西，比如發現所需的實際知識時，供應商突然變得沉默，遇到這種情況要小心。

判斷這些供應商沒有積累的專業知識並沒有錯。在這種情況下，最好保持冷靜並尋找其他供應商。

問題清單

1. 過去的結果
2. 發現工程推進過程中遇到的意外和障礙
3. 為解決事故而採取的解決方案
4. 結果如何
5. 日本企業的發現記錄
6. 您對整體發現方法有獨特的建議嗎？
7. 服務的設計是否理解了日本的企業文化？
8. 你是用怎樣的巧思，對日本文獻進行了高精度的分析？
9. 貴公司是否支持用於數據託管的雲服務？
10. 你們在日本有自己的數據託管設施嗎？
11. 你們在日本有數據處理設施嗎？
12. 項目經理經驗
13. 項目經理是否遍布全球（一天 24 小時可用）？

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