디스커버리 입문(4/7): 일본 기업이 안심하고 사용할 수 있는 벤더를 파악하기 위한 13가지 질문

2020年02月28日配信

beatriz-perez-moya-XN4T2PVUUgk-unsplash-scaled

' 디스커버리 입문(2/7): 디스커버리 벤더 선정에 필수적인 3가지 질문' 에서 일본 기업에 적합한 디스커버리 벤더의 조건에 대해 언급했지만, 좀 더 쉽게 '알아볼 수 있는' 방법이 있다. 계약 후보 벤더에게 디스커버리 경험을 물어보는 것이다.

어떤 업종을 막론하고 '경험을 통해 축적된 노하우'가 이후 사업 전개에 큰 도움이 되는 것은 두말할 나위가 없다. 특히 디스커버리에서는 경험치가 매우 중요합니다. 왜냐하면, 디스커버리는 사안마다 내용이 다르기 때문에 요구되는 스킬과 대응력도 사안마다 달라지기 때문입니다.

아무리 그 벤더가 정확한 소프트웨어를 가지고 있다고 하더라도, 이를 사용하는 담당자가 디스커버리 절차나 관리에 능숙하지 않다면, 클라이언트는 불필요한 작업을 강요당하거나 디스커버리 자체의 효율성이 떨어질 수 있고, 불필요한 비용이 발생하게 됩니다. 추가 비용이 발생하게 됩니다.

그렇다면 벤더의 경험치를 측정하기 위해 어떤 질문을 던져야 할까?

일본 기업이 안심하고 사용할 수 있는 디스커버리 벤더를 파악할 수 있는 13가지 질문

(1) 지금까지의 실적

국내외를 막론하고 어떤 기업의 어떤 안건을 맡았는지 물어보자. 수행한 실적의 수가 곧 노하우가 되고, 저비용으로 고품질의 디스커버리 지원으로 이어집니다. 따라서 실적이 많다는 것은 중요한 포인트가 될 수 있습니다.

(2) 디스커버리 안건을 진행하면서 경험한 사고나 장애물

다양한 기업의 디스커버리를 진행하다 보면 한두 번쯤은 사고나 장애를 경험하게 된다. 기업마다 데이터 보관 방식이나 사용하는 소프트웨어가 다르기 때문에, 디스커버리 프로젝트에서는 항상 커스터마이징이 요구된다. 따라서 사고나 장애가 발생한 배경을 물어보는 것은 그 기업의 기술력을 가늠할 수 있는 척도가 되며, 경험한 사고나 장애는 그대로 그 벤더의 경험치라고 볼 수 있다.

(3) 사고 해결을 위해 취한 해결 방안

사고 해결을 위해 벤더 스스로가 어떤 생각을 하고 어떤 조치를 취했는지 알면 벤더의 문제 대응력을 가늠할 수 있다. 또한, 이를 통해 책임감도 자연스럽게 파악할 수 있다.

(4) 그 결과는 어땠는가

최종 결과를 확인하는 것도 필수입니다. 프로젝트에 따라서는 납기를 연장해야 하거나, 공수 증가로 인해 추가 비용이 발생하는 경우도 있을 것입니다. 이러한 결과에 대한 담당자의 생각을 알면 해당 벤더의 가치관을 가늠해 볼 수 있습니다.

(5) 일본 기업의 디스커버리 실적

미국에서 다양한 디스커버리 실적이 있다고 해서 일본에서의 실적이 전혀 없다고 해서 안심할 수 있는 것은 아니다. '디스커버리는 미국 제도이기 때문에 미국 벤더가 유리하다'는 생각은 아시아 기업에서는 해당되지 않는 경우가 많으며, 오히려 일본의 조직과 기업 관행, 업무 스타일 등에 대한 충분한 이해를 가지고 있는 벤더가 일본 기업의 법무 담당자의 스트레스가 압도적으로 적을 것입니다. 입니다. 계약 후보 벤더가 일본어와 일본 비즈니스 문화를 어느 정도 이해하고 있는지도 잊지 말고 확인해야 합니다.

(6) 디스커버리 전체 방식에 대한 독자적인 제안(proposal)이 있는가?

만약 벤더가 독자적인 제안이 없다면, 시중의 툴을 사용하거나 단순히 디스커버리 툴을 판매하는 대리점에 불과할 가능성이 높으며, 외부에 재위탁하는 '퍼주기 벤더'일 가능성도 있다. 어떤 비즈니스에서든 경쟁사와의 차별성을 내세우지 못하는 벤더는 신뢰할 수 없다.

지금까지의 6가지 질문에 만족스러운 답변을 얻지 못했다면 서둘러 계약을 체결하지 않는 것이 좋다. 열심히 찾으면 반드시 이상적인 디스커버리 벤더를 찾을 수 있기 때문이다.

소송 대응에 쫓기며 시간이 없는 상황에서 벤더 선정은 신중하게 진행해야 합니다. 벤더 선정 하나에 따라 디스커버리에 소요되는 비용과 시간이 크게 달라질 수 있기 때문입니다.

지금까지의 질문으로 어느 정도 납득이 갔다면, 다음으로는 벤더의 서비스 내용이 자신의 니즈에 맞는지 확인해야 합니다. 이를 확인하는 데 도움이 되는 몇 가지 질문을 소개합니다.

(7) 일본 기업 문화를 이해한 서비스 설계가 되어 있는가?

글로벌화가 진전된 지금도 일본 특유의 상거래 관습은 존재한다. 또한, 같은 일본이라도 기업마다 사풍, 워크플로우, 서류 작성 방식 등이 다르다. 이러한 사정을 이해하고 있는 벤더를 선택하면 업무 진행이 수월할 것입니다. 디스커버리 지원 시스템이나 서비스를 일본 직원이 직접 설계하고 운영하며 매일 개선하고 있는 벤더 등은 일본의 기업 문화를 잘 이해하고 있다고 볼 수 있습니다.

(8) 일본어 문서를 정확하게 분석하기 위해 어떤 노력을 기울이고 있는가?

일본어를 비롯한 아시아 언어는 영어에 비해 문자 종류가 많아 한자, 히라가나, 가타카나, 산술 숫자, 한자, 영단어 등이 혼재되어 있습니다. 또한, 단어마다 구분을 하지 않기 때문에 제대로 검색하기 위해서는 기술이 필요하다. 이 '기술'에는 시스템에 탑재된 검색엔진의 정확도 외에도 기술자(디스커버리 운영자)의 경험치도 포함된다. 예를 들어, 키워드 검색 시 어떤 키워드로 검색을 할 것인지 등은 기본적으로 변호사의 감독 하에 검토되지만, 많은 디스커버리를 경험한 기술자가 더 많은 노하우를 가지고 있는 경우도 있습니다.

또한, 일본어는 문자 코드가 많기 때문에 깨짐이 발생하기 쉽고(유럽문서에서는 거의 발생하지 않음), 벤더나 변호사에 따라서는 '아시아 언어는 반드시 깨진다'고 단언하는 사람도 있을 정도입니다. 그러나 일본어를 분석하기 위한 준비를 제대로 하면 오타 발생을 거의 제로에 가깝게 만들 수 있다.

만약 문자가 깨져버리면 검토 작업을 진행할 수 없게 됩니다.

기술력이나 일본어 처리 능력이 낮은 벤더에서는 이러한 문제에 대응하기 위해 원본 데이터를 그대로 이미지화하여 처리하는 'Tiff 굽기'라는 작업을 하기도 하는데, 이는 본래는 불필요하지만 많은 시간과 막대한 비용이 소요됩니다. (자세한 내용은 디스커버리 입문 6/7 참조).

따라서, 문자 왜곡을 방지하고 올바른 일본어 해석을 위한 대응책으로 벤더가 어떤 조치를 취하고 있는지 확인해야 합니다.

키워드 검색의 노하우는 디스커버리 지원 전문가/증거처리 전문가가 가지고 있다.

다국어 지원	영어, 일본어, 한국어, 중국어
부울 검색	AND, OR, NOT
()로 그룹 검색	예) 도쿄에서 열린 회의에 대해 검색하고 싶을 때, 다양한 조합으로 검색 (도쿄 or Tokyo 토쿄 or 도쿄) and (회의 or 미팅 or 회의 or meeting or MTG)
주변 검색	예) 30자 이내로 '검색', '가능', '기호'라는 키워드가 포함된 경우 검색 N30{"검색""가능""기호"} 출현 순서를 지정할 수도 있음
정규식 검색	예) '도쿄도'가 아닌 '교토' 검색 R"[^동쪽]교토" 예) '1112'도 '2111'도 아닌 '111' 검색 R"[^0-9]111[^0-9]"

(9) 데이터 호스팅 클라우드 서비스를 자체적으로 지원하는지 여부

데이터가 방대한 경우, 온라인 증거 열람 툴을 이용하여 디스커버리 작업을 진행하는 경우가 많다. 이러한 서비스까지 일관성 있게 제공할 수 있는 벤더라면 실수를 줄이는 동시에 속도를 높이고 비용을 절감할 수 있습니다.

그러나 자체적으로 이러한 서비스를 제공하지 않고, 해당 부분만 타사에 아웃소싱하는 경우, 이는 중요한 소송 데이터가 전혀 모르는 제3자(회사)에게 넘어갈 수 있다는 것을 의미합니다. 따라서 클라우드 서비스를 제공하는지, 그리고 그 지원도 벤더가 직접 제공하는지 확인하는 것이 필수적입니다.

(10) 일본에 데이터 호스팅을 위한 자체 설비를 보유하고 있는가?

해외에서 데이터 호스팅을 하는 경우, 정보 보안의 관점에서 거래를 신중하게 판단할 필요가 있다. 해외로 데이터를 보낼 경우, 정보 유출의 위험이 높아질 수밖에 없기 때문이다.

(11) 일본에 데이터 처리 시설을 보유하고 있는가?

9, 10번의 질문에 해당하지 않는다는 것은 데이터 처리 설비가 타사 및 해외에만 있다는 것을 의미하며, 데이터 유출의 위험성은 더욱 높아진다. 설령 눈앞의 담당자가 '괜찮다'고 단언한다고 해도, 실제로 증거 데이터를 다루는 것은 그 담당자가 아니라 '괜찮다'고 단언한 사람 이외의 모르는 누군가가 될 수 있다.

(12) 프로젝트 관리자의 경험치

이 부분은 굳이 설명할 필요가 없을 것이다. 프로젝트의 성공과 실패의 열쇠를 쥐고 있는 것은 프로젝트 매니저입니다. 디스커버리는 사안마다 요구되는 증거의 양과 제출 형식이 다르고, 예상치 못한 문제도 항상 발생한다. 경험이 풍부한 프로젝트 매니저가 아니라면 이러한 문제들에 정확하게 대응할 수 없습니다.

(13) 프로젝트 매니저는 글로벌에 배치되어 있는가(24시간 대응이 가능한가)?

일본과 해외 사이에는 시차가 있다. 일단 디스커버리 프로세스가 시작되면, 메일을 보내도 12시간 후에 답장이 오고, 전화를 걸어도 연결이 되지 않는다면 속도가 생명인 디스커버리에서 승부를 걸 수 없습니다. 글로벌 대응이 가능한지, 24시간 서비스가 제공되는지 여부도 중요한 판단 기준이 된다.

위와 같은 질문을 벤더에게 던져보면 서비스 품질은 자연스럽게 알 수 있다. 만약 디스커버리 툴 등 소프트웨어의 특징에 대해서는 상세히 설명하지만, 소프트웨어나 시스템 이외의 이야기, 예를 들어 디스커버리에 필요한 실무 노하우에 대한 이야기가 나오면 갑자기 입을 닫아버리는 벤더를 만난다면 주의해야 한다.

이런 벤더는 노하우가 축적되어 있지 않다고 판단해도 크게 틀리지 않습니다. 이럴 때는 차분히 다른 벤더를 찾는 것이 더 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.