e디스커버리(eDiscovery)란? 대책의 필요성과 위험성 등을 설명합니다.

주로 일본 국내에서 사업을 영위하는 일본 기업이라고 해서 미국 소송과 무관한 것은 아닙니다. 어느 정도 글로벌 거래를 하고 있는 기업의 법무 담당자는 미국 내 소송에 대한 대비를 해 둘 필요가 있다. 미국에서 소송을 당했을 때 중요한 것이 'e디스커버리(eDiscovery)'이다. 일본에는 이와 유사한 제도가 없기 때문에 자세한 내용을 파악하기 어려운 부분이 있다. 이 글에서는 eDiscovery가 어떤 제도인지에 대한 기초 지식부터 미국에서의 도입 배경과 현황, 그리고 대책과 지원 서비스에 대해 소개합니다.

e디스커버리(eDiscovery)란 미국 소송에서의 전자증거개시를 말한다.

eDiscovery는 미국 소송에서의 전자증거개시를 의미합니다. 미국 소송에서는 사건과 관련된 문서나 자료 등의 정보를 원고와 피고 모두 공개할 의무가 있습니다.

이 증거개시를 디스커버리(Discovery)라고 하는데, 2006년 연방민사소송규칙 개정으로 서류뿐만 아니라 이메일 등 전자 데이터도 제출 대상이 되었습니다. 이것이 바로 'e디스커버리'입니다. 스스로 수집하고 공개해야 하며, 제출하는 데이터를 변경하거나 삭제할 수 없습니다. 위반이 있다고 판단되면 벌금을 부과받거나 증거 조작 혐의로 재판에서도 불리하게 작용할 수 있다.

이처럼 미국 소송에서 e디스커버리에 대한 대비를 소홀히 하는 것은 큰 위험이지만, 국내 기업들은 아직 대응이 늦어지고 있는 것이 현실이다.

미국 소송의 흐름

미국에서 소송이 발생하면 '재판'이라는 법원의 사실심리가 진행되기 전에 '프리트라이얼'이라는 당사자 간 협의의 장을 갖도록 요구된다. 이때 진행되는 것이 '디스커버리', 즉 증거개시 절차이며, 미국 소송의 큰 특징입니다.

재판 전에 디스커버리를 통해 증거를 상호 공개함으로써 원고와 피고 양측이 사실을 정확히 인식하고 가능한 한 당사자끼리 해결, 즉 화해하도록 하는 것이 이 제도의 취지라고 할 수 있습니다.

애초에 미국에서의 소송은 재판까지 가는 것 자체가 적고, 그 전 단계인 프리트라이얼 단계에서 화해하거나 '요약판결(Summary Judgment)이라고 불리는 공판 없는 약식판결로 종결되는 사안이 대부분입니다. 이처럼 미국 소송에서 디스커버리는 소송의 향방을 좌우하는 중요한 절차입니다. 특히 IT화가 진전된 현대에는 전자 데이터를 대상으로 하는 'e디스커버리'가 차지하는 비중이 커서, e디스커버리를 제압하는 자가 미국 소송을 제압한다고 해도 과언이 아닌 것이 현실입니다.

e디스커버리에서 정보 공개가 필요한 데이터 범위

e디스커버리의 대상은 이메일뿐만 아니라 단문 메시지, SNS, 온라인 문서, 데이터베이스, 사내 애플리케이션, 웹사이트 콘텐츠 등 모든 전자 정보에서 얻을 수 있는 데이터가 포함됩니다.

영업비밀이라 하더라도 원칙적으로 제출해야 하며, 과거로 거슬러 올라가서 제출을 요구할 수도 있습니다. 데이터나 콘텐츠도 국내 서버에만 저장하고 있는 일본 기업이라도 데이터 제출이 필요하며, 영어로 번역을 요구하는 경우도 종종 있습니다.

일본 기업에서의 e디스커버리 대책의 중요성

자동차, 반도체 등의 제조업체를 중심으로 일본 기업이 국제 소송에 휘말리는 경우가 적지 않습니다. 미국과 비즈니스상 교류가 있는 기업이라면 어느 기업이든 소송을 당할 가능성이 있으며, 당사자뿐만 아니라 자회사가 소송에 휘말리거나 그 반대의 경우도 충분히 예상할 수 있습니다.

글로벌화 시대에 국제 소송은 남의 일이 아니다. 또한 미국은 전통적으로 '경제적으로 여유가 있는 가해자가 그렇지 못한 피해자에게 어느 정도 구제를 해주어야 한다'는 관념이 있습니다. 심증이 크게 작용하기 쉬운 배심원 재판에서 통과하기 쉽다고 여겨지는 사고방식으로, 원고 측도 본래 여러 사람에게 금전적 배상을 요구할 수 있지만, 딥 포켓(deep pocket)이라고 불리는 충분한 자금력을 가진 상대에게만 집중하여 금전적 배상 소송을 제기합니다.

일본 기업은 바로 이 딥 포켓에 해당하며, 미국 소송의 구조에 익숙하지 않기 때문에 소송을 당할 위험성을 항상 내포하고 있습니다. 일본 기업이야말로 e디스커버리 대책이 필수라고 할 수 있습니다.

e디스커버리 준비 부족과 대응 미숙으로 인한 위험성

소송에 휘말리게 되면 단기간에 관련 문서와 데이터를 제출해야 한다. 제출을 위해서는 정보의 식별, 보존, 수집, 분석 등의 작업이 필요합니다. 이를 신속하게 수행하기 위해서는 평상시부터의 준비가 필수적이다. 초기 대응을 잘못하면 데이터 보존이 제대로 이루어지지 않고, 기업 측이 사실관계를 파악하지 못해 합리적인 전략을 세우지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다. 이로 인해 추가 비용이 발생하는 경우도 있습니다.

실제로 일본의 한 제약회사는 당뇨병 치료제를 둘러싼 미국 소송에서 e디스커버리에서 요구된 정보가 파기되어 증거인멸을 의심받아 약 6200억 엔이라는 거액의 배상금을 청구당하는 사태가 발생하기도 했다.

e디스커버리 워크플로우 'EDRM'이란?

e디스커버리 대책에서 알아야 할 중요한 요소는 'EDRM'인데, EDRM은 The Electronic Discovery Reference Model의 약자로 '전자정보공개 참조모델'을 의미하는 e디스커버리 수행에 있어서의 워크플로우입니다.

평시에 대비한 '정보 거버넌스'에서 시작하여 유사시 대상 데이터를 '식별'하고, 삭제 및 변경되지 않도록 '보존'한 후 '수집'을 수행한다. 중복 삭제, 데이터 정제 등의 '처리'를 통해 소송에 필요한 것만 추출하여 '분석'합니다. 그리고 전문가의 '열람'을 거쳐 보고서를 '작성'한다. 이를 공개하는 '제출'에 이르기까지 총 9가지 항목으로 구성되어 있습니다.

e디스커버리 지원 서비스 도입의 장점

e디스커버리 대응을 위해서는 최적의 지원 서비스를 도입하는 것이 좋습니다. 아래에서 그 장점을 설명합니다.

EDRM 작업의 효율성과 비용 절감

전자증거개시 대응은 글로벌 표준 워크플로우인 EDRM에 따라 이루어지며, EDRM을 이해하면 사내 자원으로 대응할 수 있다고 생각할 수도 있습니다. 그러나 실제로는 이메일뿐만 아니라 메시지, 온라인 문서, 콘텐츠 등 모든 전자 정보에서 얻을 수 있는 데이터를 포함하기 때문에 그 범위가 넓고, 생각보다 방대한 양의 데이터가 존재합니다.

기업이 한꺼번에 처리하는 소송 건은 한 가지가 아니라 여러 건을 동시에 처리해야 하는 경우도 있습니다. 전문적인 지식과 번역도 필요하고, 모든 종류의 증거 서류를 효율적으로 검토할 수 있는 검토 소프트웨어도 필수라고 할 수 있습니다. 일상적인 업무를 하면서 사내에서 대응할 수 있는 일이 아닐 것입니다.

지원 서비스를 이용하면 9가지 항목에 걸친 EDRM 프로세스에도 효율적으로 대응할 수 있습니다. 특히 e디스커버리의 대부분을 차지하는 문서 검토에서 대량의 전자 데이터에서 필요한 정보만을 추출하는 노하우와 기술을 가진 지원 서비스를 이용하면 비용을 크게 절감할 수 있습니다.

신속한 소송 준비

평상시 정보 거버넌스 강화뿐만 아니라 유사시 데이터 보존 및 수집에 신속하게 대응할 수 있는 것도 장점이다. 세계 표준 워크플로우인 EDRM을 원스톱으로 빠르게 돌려 갑작스러운 소송에도 신속하게 대응할 수 있어 재판에서 유리하게 진행할 수 있는 가능성이 높아진다.

정확하고 신속한 증거 제출

대상 데이터의 보존 및 수집도 중요하지만, 얼마나 빠르고 정확하게 증거 문서를 제출할 수 있는지가 관건이다. 서비스 공급업체에 따라 오판 가능성이 있는 문서를 식별하는 소프트웨어를 사용하거나 AI에 검색 및 추출을 맡겨 정확하고 신속하게 증거 문서를 제출할 수 있다.

신뢰할 수 있는 e디스커버리 벤더를 구별하는 방법

e디스커버리 대응을 위해서는 지원 서비스를 이용하는 것이 현실적이다. 신뢰할 수 있는 벤더를 구별하는 방법을 소개합니다.

전자증거개시 경험과 전문성이 충분한가?

국내외를 막론하고 어떤 업체인지, 어떤 프로젝트를 수행했는지를 확인해야 합니다. 수행한 실적의 수가 곧 노하우가 되어 저렴한 비용으로 고품질의 지원을 받을 수 있습니다. 일본 기업에서의 실적도 중요합니다. 'e디스커버리는 미국 제도이기 때문에 미국에서 실적이 있는 벤더가 유리하지 않을까'라고 생각할 수 있지만, 오히려 일본 조직과 기업의 관습, 업무 스타일 등을 충분히 이해하고 있는 벤더가 일본 기업의 스트레스를 훨씬 덜 받을 수 있습니다. 계약 후보 벤더가 일본어와 일본 비즈니스 문화를 어느 정도 이해하고 있는지도 잊지 말고 확인해야 한다.

툴이나 소프트웨어 등 기술적 역량이 정비되어 있는가?

경험이나 노하우와 마찬가지로 벤더 선택에서 중요한 것은 기술력입니다. e디스커버리에서 가장 많은 시간과 비용이 소요되는 것은 증거자료를 선별하는 과정으로, 툴과 소프트웨어가 얼마나 잘 갖춰져 있느냐가 품질과 비용에 큰 영향을 미칩니다.

잘못된 판단을 내릴 수 있는 문서를 찾아주는 소프트웨어를 사용하거나, 검색과 추출을 맡길 수 있는 AI 등을 활용하면 수백 명이 몇 달씩 걸리던 작업의 정확도와 속도를 획기적으로 개선할 수 있다. 인건비를 줄여 비용을 절감할 수 있다.

데이터 보안 환경과 프라이버시 보호에 만전을 기하고 있는가?

방대한 양의 데이터를 다루는 경우, 온라인 툴을 통해 디스커버리 작업을 수행하는 경우가 많습니다. 온라인 툴을 통한 작업까지 모든 과정을 일관되게 자체적으로 수행하는 벤더라면 문제가 없지만, 이 온라인 툴 작업만 타사에 외주를 주는 경우에는 주의가 필요하다. 이 경우 중요한 소송 데이터가 전혀 모르는 회사로 넘어갈 수 있기 때문이다. 또한, 해외로 데이터를 보내면 정보 유출의 위험이 높아지므로, 일본 국내에 데이터 호스팅을 위한 자체 설비나 데이터 처리 시설이 있는지도 확인해야 한다.

비용 및 단가가 적정한지 여부

디스커버리 비용 중 가장 큰 비중을 차지하는 것은 데이터 검토 비용이다. 검토 비용 견적에는 데이터 용량당 '단가'가 제시되는 경우가 많은데, 이 단가만으로 벤더를 선정하는 것은 섣부른 판단이다. 단가의 산출 근거가 '압축 해제 전 데이터'인지 '압축 해제 후 데이터'인지에 따라 총 비용이 크게 달라지기 때문입니다.

대부분 '압축 해제 후 데이터'를 전제로 한 업체들이 단가를 낮게 책정하고 있기 때문에 이를 선택하기 쉽지만, 파일 총량은 압축 해제 전보다 해제 후가 훨씬 더 많아집니다. 총 비용으로 따지면 단가가 높은 '압축 해제 전 데이터' 업체가 더 저렴한 경우가 많습니다.

비슷한 사례로 단가가 저렴하더라도 '키워드로 압축하기 전 데이터'가 산출 근거가 되는 경우도 있습니다. 단가에 현혹되지 말고, 작업 내용을 잘 설명하고 최종 예상 금액을 제시하는 업체를 선택해야 합니다.

문제가 생겼을 때 상담할 수 있는 고객 서비스 및 지원 체계가 잘 갖춰져 있는가?

일본과 미국 사이에는 시차가 있다. 이메일을 보내도 12시간 후에 답장이 오고, 전화를 걸어도 연결이 되지 않는 업체는 속도가 생명인 미국 소송에서 살아남을 수 없다. 글로벌 대응이 가능한지, 신속한 서비스 제공이 가능한지 여부도 중요한 판단 요소입니다.

프론테오의 e디스커버리 지원 서비스를 이용해보세요.

FRONTEO는 2003년 설립 당시부터 국제소송 및 부정조사 분야의 일본 내 선구자로서 다양한 기업의 과제 해결을 위해 노력해 왔습니다. 특히 e디스커버리 지원 서비스는 세계 표준 워크플로우인 EDRM의 모든 프로세스를 원스톱으로 지원하고 있으며, 지금까지 관여한 디스커버리 건수는 8500여 건으로 탁월한 경험을 바탕으로 한 기술과 노하우로 정평이 나있다.

자체 개발한 AI 엔진 KIBIT을 활용하여 문서 검토 시 대폭적인 노동력 절감, 비용 절감을 실현하는 등 안건 대응 경험과 자체 AI 엔진을 접목하여 타사에는 없는 높은 정밀도와 효율성을 실현하고 있다.

일본과 한국에 데이터센터를 두고 있어 보안 대책도 만전을 기하고 있습니다. 고객사의 본사, 현지 법인, 로펌 등 3곳을 대상으로 원활한 서비스를 제공합니다. 글로벌 오퍼레이션으로 신속한 지원을 제공합니다.

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프론테오는 아시아 e디스커버리 종합 지원 기업의 선구자로서 약 8500여건의 e디스커버리 업무를 수행해왔습니다. 그 실적이 증명하는 프론테오의 전자증거개시 지원 서비스, 효율적인 흐름을 소개합니다.