EDRM(전자정보공개 참조모델)이란? 기초지식 및 작업 프로세스 소개

일본에서 사업을 하고 있는 일본 기업이라고 해서 미국 소송과 무관한 것은 아니다. 기업의 법무 담당자가 미국에서 소송을 당했을 때 중요한 것이 '디스커버리(Discovery)라는 프로세스입니다. 그 중에서도 전자 데이터를 대상으로 한 'e디스커버리(eDiscovery)'를 진행할 때의 워크플로우가 'EDRM(전자정보공개참고모델)'이다. 이 글에서는 'eDiscovery(eDiscovery)'에 대한 설명과 함께 EDRM이 어떤 워크플로우인지에 대해 설명하고자 한다.

"EDRM이란?

먼저 미국 소송에 대해 간단히 설명하겠습니다. 미국 소송에서는 재판에 앞서 당사자 간 협의의 장을 갖도록 요구하고 있습니다. 이때 진행되는 것이 미국 소송의 큰 특징인 '디스커버리'라는 증거개시 절차이며, 특히 전자 데이터를 대상으로 하는 것을 'e디스커버리'라고 하는데, IT화가 진전된 현대에는 e디스커버리가 차지하는 비중이 매우 커졌습니다.

미국에서의 소송은 디스커버리를 통해 대부분의 사건이 재판 전에 종결됩니다. 그 대부분을 차지하는 전자증거개시(e-discovery)는 소송의 향방을 좌우하는 중요한 절차입니다. EDRM은 Electronic Discovery Reference Model의 약자로 '전자 정보 공개 참조 모델'을 의미하며, 세계 표준 워크플로우인 'EDRM'을 통해 e디스커버리를 진행할 수 있습니다.

전자증거개시 대상 전자 데이터는 이메일뿐만 아니라 데이터베이스, 사내 애플리케이션, 웹사이트 콘텐츠 등 모든 전자 정보에서 얻을 수 있는 데이터를 포함한다. 제출할 데이터의 범위와 그 형식은 당사자 간(또는 그 대리인 변호사 간) 결정하고 합의합니다.

방대한 데이터에서 공개해야 할 데이터를 찾는 데는 많은 시간과 비용이 소요되며, 실수로 삭제하거나 공개를 잊어버린 경우 은폐 의혹이 제기될 수 있습니다. 디스커버리에서 전자 데이터를 합리적으로 다루기 위해 제정된 역사를 가진 EDRM은 전 세계 사법당국의 공통 언어와도 같으며, 이 워크플로우에 따라 대응하는 것이 소송 해결의 지름길입니다.

EDRM 프로세스 및 작업 내용

EDRM은 6단계, 총 9개의 항목으로 구성된 워크플로우입니다.

정보 거버넌스(Information Governance)

첫 번째 단계는 '정보 거버넌스', 즉 전자 정보의 적절한 통제이다. 기업에 따라서는 이메일이나 각종 문서 및 콘텐츠의 아카이브를 일원적으로 관리하지 않고, 개인별, 속인적으로 관리하고 있는 경우도 볼 수 있다.

현재 데이터가 어떻게 취급되고 있는지를 명확히 하고, 이를 어떻게 분류할 것인지에 대한 정책을 제정하여 올바르게 관리하는 것이 바람직하다. 일상적인 적절한 데이터 관리는 미국 소송에서의 e디스커버리 대책뿐만 아니라 기업의 컴플라이언스 등을 효과적이고 확실하게 실현할 수 있는 첫걸음이 될 수 있습니다.

식별(Identification)

다음 단계는 e디스커버리 대상 데이터의 위치를 '식별'하는 단계입니다. 공개해야 할 데이터는 소송에 따라 다르지만, 일반적으로 대상이 될 수 있는 데이터는 방대하기 때문에 해당 소송에서 공개해야 할 정보의 범위와 어디에 무엇이 저장되어 있는지 파악하는 것부터 시작해야 한다. 이후 중요한 흐름인 '보존'을 신속하게 시작하기 위해 가능한 한 빠른 시일 내에 소송과 관련될 수 있는 데이터의 범위를 법무 담당자, 담당 변호사, 소송 당사자, IT 관리자 등과 함께 설정합니다.

보존(Preservation)

세 번째 단계는 두 가지 항목이 있는데, 하나는 '보존'이다. 소송이 발생한다고 알려진 시점 또는 발생을 예측할 수 있는 시점 이후 관련 데이터는 보존해야 한다. 식별한 데이터가 부적절하게 변조되거나 파기, 삭제되지 않도록 보호한다.

실제로 일본의 한 제약회사는 미국 소송에서 e디스커버리에서 요구된 정보를 파기했다가 증거인멸 혐의로 약 6200억 원이라는 거액의 배상금을 청구당하는 사태가 발생하기도 했습니다. 이러한 돌이킬 수 없는 상황을 초래하지 않기 위해서라도 관련 데이터의 신속한 보존, 이를 위한 전 단계인 식별, 나아가 평상시부터의 정보 거버넌스가 필수라고 할 수 있습니다.

수집(Collection)

전자 데이터의 경우 일반적으로 '수집'하면 동시에 '보존'된 상태가 된다. 사내 파일 서버뿐만 아니라 직원이 사용하는 PC나 스마트폰에만 저장되어 있는 데이터나 콘텐츠도 있을 수 있으므로, 이러한 정보의 보존과 수집은 조기에 광범위하게 실시해야 한다.

처리(Processing)

'처리'에서는 이전 단계에서 보존 및 수집한 방대한 데이터 중에서 필요한 데이터를 선별하여 전체 데이터 양을 줄인다. 예를 들어, 소송과 관련이 없는 프로그램 파일 등을 제외하거나 메일 서버의 중복된 파일을 삭제하는 등의 작업을 수행합니다. 이 단계의 노하우가 전체 디스커버리 결과와 비용을 좌우하기 때문에 e디스커버리 일련의 작업 중 가장 중요한 과정 중 하나라고 할 수 있습니다.

분석(Analysis)

처리를 마친 데이터에 대해 소송과 관련된 키워드를 바탕으로 고도의 키워드 검색을 실시하여 대상 데이터를 특정, 추출하는 작업이 '분석'입니다. 이때 자료 데이터가 일본어인 경우, 일본어 문자 코드에 대응할 수 있는 정밀한 검색 기술을 이용하여 적절한 데이터를 추출함으로써 디스커버리 비용을 크게 절감할 수 있습니다. 이 분석 작업을 통해 얻어진 데이터는 다음 단계인 사람의 손을 거치는 '열람'으로 넘어간다.

열람(Review)

'처리'를 통해 추출된 데이터 중 '분석'에서 추출된 데이터를 공개해야 할 데이터와 그렇지 않은 데이터를 선별하는 작업이 '열람(검토)'이다. 여기서 전문가들의 육안으로 데이터를 분류하고, 최종적으로 변호사가 증거로 제출할 데이터를 식별한다. 인원과 기간 등을 감안하여 적절한 작업 비용을 산정해야 하며, 많은 경우 전자증거개시 비용의 대부분을 차지한다. 영어 번역이 필요한 경우 이 단계에서 대응합니다.

제작(Production)

다섯 번째 단계는 '생산'입니다. 공개 대상으로 확정된 데이터를 사양에 따라 적절한 포맷으로 변환 및 가공합니다.

프레젠테이션(제출: Presentation)

마지막 단계는 '프레젠테이션(제출)'입니다. 공청회나 재판 등의 자리에서 자사의 입장이나 주장을 납득시킬 수 있는 근거자료를 제출합니다.

자사 단독으로 EDRM 대응의 어려움

EDRM의 워크플로우 중 보존 및 수집까지는 IT 관리자나 정보시스템 담당자가 담당 변호사와 함께 수행하는 것도 기술적으로는 가능하며, 실제로 그렇게 대응하는 안건도 있습니다. 그러나 소송의 내용에 따라 조건과 상황이 천차만별이므로, 소송에 적절히 조기 대응하기 위해서는 초기 단계부터 e디스커버리 지원 서비스를 제공하는 벤더와 상의하여 의뢰하는 것이 추후 우려를 줄일 수 있을 것이다.

전문 지식과 기술, 노하우를 가진 업체에 의뢰하는 것이 좋습니다.

대상 데이터는 이메일뿐만 아니라 메시지, 온라인 문서, 콘텐츠 등 공개 대상 데이터의 범위가 넓고 방대하며, EDRM은 대상 데이터의 보존 및 수집뿐만 아니라 공개해야 할 데이터인지 여부를 심사하는 것도 중요한 과정입니다. 전문적 지식과 기술력을 갖춘 업체에 의뢰하는 것이 현실적입니다.

e디스커버리 지원 서비스 업체를 선택하는 요령과 포인트

e디스커버리 대응을 맡길 수 있는 신뢰할 수 있는 서비스 벤더를 찾는 방법을 소개합니다.

포인트1 e디스커버리 영역의 지식과 커버리지

국내외를 막론하고 어떤 기업의, 어떤 안건을 맡았는지 확인. 수행한 실적이 곧 노하우가 되어 저렴한 비용으로 고품질의 지원으로 이어집니다.

포인트2 일본 기업의 e디스커버리 경험

e디스커버리는 미국의 제도이기 때문에 미국에서 실적이 있는 벤더가 유리하다고 생각할 수 있지만, 오히려 일본의 조직과 기업의 관습, 업무 스타일 등을 충분히 이해하고 있는 벤더가 더 원활하게 진행할 수 있습니다.

포인트3 AI(인공지능)를 포함한 기술 적용력

e디스커버리에서 가장 많은 시간과 비용이 소요되는 것은 데이터를 열람하는 과정이다. 사건과 관련이 있을 가능성이 있는 문서를 찾아주는 소프트웨어를 사용하거나, 검색과 추출을 빠르고 정확하게 할 수 있는 AI 등을 활용하면 수백 명이 몇 주씩 걸리던 작업을 훨씬 더 효율적으로 할 수 있고, 비용도 크게 절감할 수 있습니다.

포인트4 데이터 보호 대책

e디스커버리에서는 번역이 필요한 경우가 많기 때문에 번역 중개업체가 개인 번역가 등에게 위탁할 때 보안 체계가 미비한 경우, 정보 유출의 위험이 있습니다. 데이터 보호 체제를 확인해야 합니다. 또한, 해외로 데이터가 유출되는 것을 방지하기 위해 국내에 데이터를 보관하면서 워크플로우를 진행할 수 있는 업체인지도 확인해야 합니다.

포인트5 고객 대응 및 지원의 충실도

일본과 미국 사이에는 시차가 있습니다. 메일을 보내도 12시간 후에 답장이 오고, 전화를 걸어도 연결이 되지 않는 서비스 업체에서는 세심한 대응을 기대할 수 없습니다. 글로벌 대응이 가능한지, 신속한 서비스 제공이 가능한지 여부도 중요한 판단 요소입니다.

EDRM을 포함한 e디스커버리 지원이라면 AI를 활용한 국제 소송 경험이 풍부한 '프론테오'로!

프론테오의 e디스커버리 지원 서비스는 세계 표준 워크플로우인 EDRM의 전 과정을 원스톱으로 지원한다. 아시아 e디스커버리 지원 기업의 선구자로서 약 20년간의 사건 대응을 통해 축적된 기술력과 노하우를 바탕으로 고객사 담당 부서가 효율적으로 전자증거를 수집, 추출, 열람하고 변호사와 소통할 수 있는 솔루션을 제공합니다.

AI(인공지능)를 활용한 효율적인 솔루션 제공

자체 개발한 AI(인공지능) 엔진 KIBIT을 활용한 솔루션으로 평시 정보 거버넌스 및 EDRM의 핵심인 '처리', '분석', '열람'을 효율적으로 커버한다. 특히 e디스커버리 비용의 대부분을 차지하는 것으로 알려진 '열람'에서 위력을 발휘한다. 독자적인 알고리즘으로 대폭적인 효율화와 비용 절감을 실현하고 있습니다.

프론테오의 AI 엔진은 다양한 시스템과 특수 데이터에도 유연하게 대응한다. 해외 툴로는 대응이 어려운 일본어, 한국어, 중국어 등으로 대표되는 멀티바이트 문자의 어려운 구분 위치 식별, 일본 고유의 특수 문자 코드, 여러 메일러의 동시 이용 등에 대응할 수 있습니다. 또한, 일본과 한국에 데이터 센터를 두고 있어 보안 대책도 만전을 기하고 있습니다.