내부고발제도(공익신고제도)란? 도입의 장점과 대응의 흐름에 대해 설명

횡령이나 정보 유출 등 임직원의 내부 비리를 억제하고 발견하기 위해 중요한 것이 '내부고발제도(공익신고제도)'입니다. 이 기사에서는 내부고발제도의 개요와 장점, 주의점, 기업이나 담당자에게 필요한 대응과 업무 내용 등을 설명한다. 내부고발이 접수되어 조사를 실시할 경우의 포렌식 조사에 대해서도 소개합니다.

내부고발제도(공익신고제도)란?

'내부고발제도'란 기업 내 불법행위 등의 제보를 장려하기 위해 임-직원 등을 대상으로 한 신고 창구를 설치하여 신고 전용 신고 루트를 마련하는 제도입니다. 임직원의 불법행위가 밝혀지면 회사가 형사처벌이나 행정처분 등의 대상이 될 뿐만 아니라 사회적 평판도 실추될 수 있습니다. 내부고발제도의 도입은 사내에서 부정행위나 그 전조를 미리 발견하거나 미연에 방지하여 리스크를 회피하는 측면에서도 효과적입니다.

공익신고자 보호법 개정으로 내부고발제도 정비 의무화

'공익신고자 보호법'이 개정(2022년 6월 시행)되어 종업원 300인 이상 기업에 내부고발제도 마련이 의무화되었다. 이번 공익신고자 보호법에는 기업의 제도 정비 외에도 신고자 보호를 강화하기 위한 각종 규정 변경도 포함된다. 이는 기업 등 조직이 사내 부조리를 발견하고 시정하기 쉽게 하는 한편, 신고자가 안심하고 신고할 수 있도록, 그리고 보호받을 수 있도록 하기 위함입니다.

뉴스 등에서 보듯 기업의 비리 사건은 끊이지 않고 있다. 이러한 비리가 사회문제로 대두되고 있는 상황에서 기업에서는 부정 등 비리를 사내에서 발견하고, 피해가 확산되기 전에 가능한 한 빨리 시정하는 것이 요구되고 있습니다. 여기서는 내부고발제도의 도입과 제도 정비에 대해 차례로 설명하겠습니다.

내부고발제도 도입의 장점

종업원 300인 이하의 경우 내부고발제도 도입은 의무가 아닌 노력의무이지만, 소규모 회사에서도 도입 시 얻을 수 있는 장점은 많습니다.

사내 부정행위 억제 또는 조기발견 가능

사내 부정행위는 규모가 커질수록 대처가 어려워지고 회사에 미치는 영향도 심각해집니다. 사내에 내부고발제도가 있다면 그것만으로도 부정행위를 억제할 수 있고, 조기발견으로 이어져 피해를 줄일 수 있습니다.

행정기관 등 외부 신고를 방지할 수 있다

위법 행위를 발견한 직원이 즉시 외부 행정기관이나 언론 등에 신고하게 되면, 회사의 방침이나 견해를 결정하기 전에 대응해야 하기 때문에 잘못된 대응을 할 위험이 높아집니다. 부적절한 대응으로 인해 사회적 평가를 크게 떨어뜨리는 결과를 초래할 수도 있습니다. 사내에 내부고발제도가 있다면, 만약 불법행위가 발생하더라도 회사의 방침과 견해를 확실히 정할 수 있고, 적절한 대응을 할 수 있는 가능성이 높아집니다.

사회적 평가와 신뢰도로 이어진다

부정행위의 위험을 완전히 없앨 수는 없다. 발생을 전제로 내부고발제도를 통해 자체적으로 부정행위를 발견하고 해결할 수 있는 흐름을 구축할 필요가 있다. 이는 사회적 평가를 높이고, 거래처 등 외부로부터의 평가와 신뢰를 얻는 데에도 도움이 될 것입니다.

내부고발제도 도입 시 유의사항

사내에 내부고발제도를 도입할 경우의 단점, 주의점에 대해 설명합니다.

새로운 도입에 따른 번거로움

내부고발제도를 새롭게 도입할 경우, 먼저 회사의 조직 상황을 파악하고 사내 결의를 거친 후, 현실에 맞는 내부고발제도-사내규정을 작성하여 사내에 공지하는 데 시간과 노력이 필요합니다. 내부고발제도에 정통한 변호사에게 의뢰하여 도움을 요청하는 것도 필요합니다.

사내 운영 부담이 발생한다

도입뿐만 아니라 운영에도 부담이 발생합니다. 담당자를 두고 대응하게 되는데, 신고 규칙을 제대로 정하지 않으면 사소한 일들이 많이 접수되어 업무와 비용을 압박하는 사태를 초래할 수도 있습니다. 도입 시 회사의 실정을 고려하여 신중하게 제도를 설계할 필요가 있습니다.

내부고발제도 도입 시 회사가 준비해야 할 사항

회사가 내부고발제도를 도입할 때 법무담당자의 대응이 필요한 과정을 설명합니다.

담당 창구 및 담당자 결정

내부고발제도를 도입할 때는 담당자를 두어야 합니다. 법적으로는 이를 '공익신고 대응 업무 종사자'라고 합니다. 지식과 사내 독립성을 고려할 때 법무 담당자가 적임자입니다. 전담일 필요는 없으며, 다른 업무와 겸직해도 무방합니다.

내부고발제도에 관한 사내 규정 만들기

담당 창구와 담당자가 정해지면 내부고발제도를 설계하고 사내 규정을 작성합니다. 제보가 들어왔을 때 대응 플로우를 어떻게 할 것인지 등 회사 실정에 맞는 제도를 설계한 후 사내규정에 반영합니다.

내부고발제도에 대한 사내 교육 및 홍보를 실시합니다.

내부고발제도가 효과적으로 작동하기 위해서는 사내 인지도를 높여야 합니다. 정기적인 교육과 교육을 통해 내부 신고제도에 대한 사내 인식을 제고하는 것이 필요합니다.

비밀유지 규칙, 제도 마련

내부고발제도는 직원들이 안심하고 제도를 이용할 수 있도록 비밀보장이 중요합니다. 제보가 있었다는 사실 자체를 비밀로 하고, 특정할 수 있는 정보는 필요한 최소한의 사람 외에는 알 수 없도록 하며, 특정하려는 움직임이 일어나지 않도록 조치를 취하는 것이 필수적입니다.

변호사 사무실 등 외부에도 신고 창구를 설치한다.

객관적인 입장에서 조사를 진행하기 위해 내부고발 담당자는 다른 임원이나 직원으로부터 독립성을 가져야 하지만, 한계가 있을 수밖에 없습니다. 내부 창구 외에도 외부 창구를 마련하는 것이 효과적입니다. 선택의 폭이 넓어지면 신고를 유도할 수 있습니다.

임직원의 제보가 접수된 경우의 대응 절차

실제로 내부 제보가 발생했을 때, 어떤 흐름으로 대응하면 좋을까요?

STEP1 신고한 직원에 대한 즉각적인 초기 대응을 한다
먼저 신고한 직원에게 신속하게 대응을 해야 합니다. 신고를 접수했음을 알리고, 앞으로 조사를 진행할 것이며, 비밀은 지켜질 것이며, 신고자에게 불이익을 주지 않을 것임을 알립니다. 방치하면 해당 직원은 무시당했다고 생각하고 외부 행정기관이나 언론에 신고할 가능성이 있습니다. 회사로서의 신뢰를 얻기 위해서는 신속한 초동조치가 중요합니다.

STEP2 신고된 부정행위에 대해 조사한다.
신고된 부정행위가 실제로 사내에서 이루어지고 있는지, 어느 정도까지 진행되었는지, 누가 관여했는지, 원인은 무엇인지 조사합니다. 법률적 전문지식이 필요한 경우가 많으므로, 고문변호사 등 법률 전문가의 지식을 활용할 수 있는 제도를 설계해 두어야 합니다.

STEP3 부정행위가 있으면 신속하게 시정 조치를 취한다.
조사 결과 부정행위가 발견되면 신속하게 시정조치를 취해야 합니다. 회사의 건전한 발전으로 이어지므로 주저하지 말고 즉시 시정조치를 취하는 것이 중요합니다. 이후에도 시정조치가 제대로 작동하는지, 부정행위가 계속 이루어지고 있는지 모니터링합니다.

STEP4 내부고발한 직원에게 조사 결과 통보하기
제보한 직원에게 조사 결과를 공유합니다. 만약 부정행위가 발견되지 않은 경우에도 제보한 직원에게 연락 및 설명을 잊지 않도록 합니다. 안심하고 신고할 수 있는, 신뢰할 수 있는 창구라는 인식을 심어주는 것이 중요합니다.

내부제보의 증거조사에는 '포렌식 조사' 활용이 효과적입니다.

내부 제보를 받은 후 실시하는 조사로 '포렌식 조사'가 효과적입니다. 어떤 조사인지 소개합니다.

포렌식 조사란?

포렌식 조사는 사건-사고에 관한 정보를 수집-분석하여 범죄나 부정행위의 증거를 밝히는 조사를 말합니다. 내부고발 내용을 면밀히 조사할 뿐만 아니라 원인을 규명하여 재발 방지책을 수립하고, 책임 소재를 밝혀 자사가 책임을 묻는 소송으로 발전할 경우를 대비할 수 있습니다.

최근에는 AI를 통한 포렌식 조사도

방대한 양의 데이터를 다루는 현대의 포렌식 조사에서 AI(인공지능)의 활용은 이제 필수적인 도구라고 해도 과언이 아니다. 소수의 샘플 파일을 전문가가 직접 보고 판단 기준을 AI에 학습시켜 대량의 데이터를 관련성이 있는 데이터와 그렇지 않은 데이터로 분류하게 한다. 조사 초기에 해야 하는 간단한 데이터 분류 작업을 소수의 인원으로 단시간에 할 수 있어 조사의 효율화는 물론, 전문가의 자원 집중을 통한 정확도 향상도 기대할 수 있다.

포렌식 조사는 전문 조사 업체에 의뢰하는 것이 좋습니다.

포렌식 조사는 자체적으로 진행하기보다는 조사 전문 업체에 의뢰하는 것을 추천한다.
'저 사람이 부정행위를 하고 있다'는 내부 제보가 있다고 해서 명확한 증거까지 확보할 수 있는 것은 아닙니다. 교묘하게 삭제된 경우도 있습니다. 조사 대상 단말기가 수백 대에 달할 경우, 사내 인력으로는 대응이 불가능합니다. 조사 전문 업체의 전문 소프트웨어와 AI를 활용하면 규모에 맞는 예산으로 확실하고 효율적으로 조사를 진행할 수 있다.

자체 개발한 AI 활용으로 대규모, 단기간의 포렌식 조사를 실현하는 'FRONTEO'

FRONTEO는 2003년 창업 당시부터 일본 포렌식 조사의 선구자로서 다양한 기업의 과제 해결에 힘써왔다. 뛰어난 경험을 바탕으로 한 기술과 노하우는 정평이 나있습니다.

자체 개발한 AI 엔진 KIBIT을 활용하여 문서 검토 시 대폭적인 노동력 절감과 비용 절감을 실현하는 등, 사건 대응 경험과 자체 AI 엔진을 접목하여 타사에는 없는 높은 정밀도와 효율성을 실현하고 있습니다.

일본과 한국에 데이터센터를 두고 있어 보안 대책도 만전을 기하고 있습니다. 고객사의 본사, 현지 법인, 로펌 등 3곳을 대상으로 원활한 서비스를 제공합니다. 글로벌 운영으로 신속한 지원을 제공합니다.